ประหยัดเวลา 2,619.6 นาทีต่อปี เมื่อเลิกใช้ “สมุดโน๊ต” ในการทำ ทำ Daily Plan

หลังจากที่ใช้ ClickUp ซึ่งก็เป็น Productivity App ตัวหนึ่งมานานมากแล้ว ทำให้ผมทราบแน่ๆ แล้วครับผม มันประหยัดเวลากว่าใช้สมุดโน๊ตหรือสมุดแพลนเนอร์แน่นอน แต่คำว่าแน่นอนนี่ละครับ ไม่รู้ว่ามันเท่าไหร่กันแน่ ผมจึงทำการทดลองง่ายๆ ขึ้นมา โดยเลือกขัันตอนการทำ Daily Plan ที่ต้องพบบ่อยๆ มา 5 ขั้นตอน แล้วให้คนที่เคยใช้สมุดโน๊ตจริงๆ จังๆ อย่างแฟนของผม เป็นคนใช้งานทั้ง 2 วิธีเทียบกัน

โดยเนื้อผมจะเน้นเปรียบเทียบขั้นตอนในการวางแผนว่าวิธีใช้สมุดมีขั้นใดบ้าง และใช้แอปมีขั้นตอนใดบ้าง พร้อมทั้งมีคลิปภาพรวมอยู่ที่ท้ายบทความด้วยครับ “มาดูกันครับว่าตัวเลข 2,619.6 นาทีต่อปี มายังไง?”

สารบัญ

ข้อมูลการทดลอง

ขั้นตอนการวางแผนที่นำมาทดลองมี 5 ขั้นตอน ดังนี้

1️⃣ การจัดการงานค้าง
2️⃣ การจัดการงานที่จดไว้ด้วยโพสอิท
3️⃣ การจัดการงานจากไลน์
4️⃣ การจัดการงานจากอีเมล์
5️⃣ การจัดลำดับความสำคัญของงาน

ตัวแปรควบคุม (สิ่งที่ควบคุมให้เหมือนกัน ทั้ง 2 วิธี)

1️⃣ จำนวนงานเท่ากัน
2️⃣ งานชนิดเดียวกัน
3️⃣ ช่องทางคำสั่งงานเหมือนกัน

ตัวแปรตาม (ผลลัพธ์ที่ต้องการเปรียบเทียบ)

✅ เวลาที่ใช้

โดยจะมีงานทั้งสิ้น 9 งานจาก 4 ช่องทางดังนี้

งานค้าง

1️⃣ “ปรับแก้ราคางานออกแบบในหน้า Pricing”
2️⃣ “จองห้องประชุมในวันศุกร์หน้า”

งานบนโพสอิท

3️⃣ “รอไฟล์ดีไซน์แพ็กเกจจิ้่งจากทีมกราฟิก – ทวงตอนบ่าย”
4️⃣ “อัปเดตโพสต์โซเชียลสำหรับวันนี้ (อย่าลืมรูปภาพ!)”

งานจากกลุ่มไลน์

5️⃣ “ส่งรูปสินค้าให้คุณบอยดูด้วยนะ”
6️⃣ “พรุ่งนี้ไปประชุมแทนพี่กับลูกค้าบริษัท A ตอนบ่ายสองด้วย”

งานจากอีเมล์

7️⃣ ช่วยตรวจ Invoice และส่งให้คุณบอย ด่วน!
8️⃣ รบกวนช่วยอ่านแล้วแจ้งกลับว่าเห็นด้วยหรือมีข้อเสนอแนะไหม ขอก่อนเที่ยง
9️⃣ รบกวนอัปเดตข้อมูลในเว็บไซต์ให้เป็นตามนี้

ขั้นที่ 1️⃣ การจัดการงานค้าง

✅ “ปรับแก้ราคางานออกแบบในหน้า Pricing”
✅ “จองห้องประชุมในวันศุกร์หน้า”

วิธีสมุดโน๊ต	วิธี Producitvity App (ClickUp)

1️⃣ หยิบสมุดและปากกา 2️⃣ เปิดสมุดไปหน้าล่าสุด 3️⃣ เขียนวันที่ปัจจุบันที่มุมกระดาษ 4️⃣ อ่านงานในวันก่อนหน้าว่างานไหนยังไม่เสร็จสิ้นบ้าง 5️⃣ เปิดหน้าใหม่ และเขียนวันที่ปัจจุบัน 6️⃣ จดงานที่ยังไม่เสร็จในวันปัจจุบัน	1️⃣ เปิดหน้าเว็บ 2️⃣ เปิดหน้า My works 3️⃣ เปลี่ยน Due date งานที่ Overdue มาเป็น Today
เวลาที่ใช้ 1:20 นาที	เวลาที่ใช้ 0:10 นาที

ขั้นที่ 2️⃣ จัดการงานจากโพสอิท

✅ “รอไฟล์ดีไซน์แพ็กเกจจิ้่งจากทีมกราฟิก – ทวงตอนบ่าย”
✅ “อัปเดตโพสต์โซเชียลสำหรับวันนี้ (อย่าลืมรูปภาพ!)”

วิธีสมุดโน๊ต	วิธี Producitvity App (ClickUp)

1️⃣ ดึงโพสอิทมาทีละแผ่น 2️⃣ จดงานลงไปในหน้าวันปัจจุบัน 3️⃣ งาน “รอไฟล์ดีไซน์แพ็กเกจจิ้่งจากทีมกราฟิก – ทวงตอนบ่าย” ต้องตั้งนาฬิกาปลุกเพื่อเตือนด้วย 4️⃣ ทำแบบเดียวกับกับโพสอิทแผ่นต่อ ไป 5️⃣ ขยำโพสอิททิงลงถังขยะ	✅ ไม่ต้องจดงานจากโพสอิทเพราะจดงานไว้ในระบบแล้วตั้งแต่เมื่อวาน เพื่อสั่งงานในวันนี้ ✅ ไม่ต้องตั้งนาฬิกาปลุก เพราะมีการแจ้งเตือน ผ่าน Mobile Notification
เวลาที่ใช้ 2:07 นาที	เวลาที่ใช้ 0 นาที

ขั้นที่ 3️⃣ จัดการงานจากไลน์

✅ “ส่งรูปสินค้าให้คุณบอยดูด้วยนะ”
✅ “พรุ่งนี้ไปประชุมแทนพี่กับลูกค้าบริษัท A ตอนบ่ายสองด้วยนะ”

วิธีสมุดโน๊ต	วิธี Producitvity App (ClickUp)

1️⃣ หยิบมือถือเปิดแอปไลน์หรือเปิดไลน์จากคอม 2️⃣ จดงานลงไปในหน้าวันปัจจุบัน 3️⃣ งานที่เป็นของพรุ่งนี้ ต้องเปิดหน้าใหม่และเขียนวันที่พรุ่งนี้	1️⃣ เปิดไลน์จากคอม 2️⃣ ก็อปปี้ชื่องานจากไลน์ และนำมาสร้างงานในหน้า My works 3️⃣ กำหนด Due Date
เวลาที่ใช้ 1:08 นาที	เวลาที่ใช้ 0:29 นาที

ขั้นที่ 4️⃣ จัดการงานจาก 📧 Email

✅ รบกวนช่วยอ่านแล้วแจ้งกลับว่าเห็นด้วยหรือมีข้อเสนอแนะไหม ขอก่อนเที่ยง
✅ รบกวนอัปเดตข้อมูลในเว็บไซต์ให้เป็นตามนี้
✅ ช่วยตรวจ Invoice และส่งให้คุณบอย ด่วน!

วิธีสมุดโน๊ต	วิธี Producitvity App (ClickUp)

1️⃣ เปิดแอปอีเมล์ เช่น Gmail 2️⃣ เปิดอีเมล์งาน 3️⃣ จดงานลงในสมุดหน้าปัจจุบัน หรือ หน้าที่ตรงกับวันที่สั่งงาน 4️⃣ ไล่จดต่อไปกับอีเมล์งานที่เหลือ	1️⃣ เปิดแอปอีเมล์ เช่น Gmail 2️⃣ เปิดอีเมล์งาน 3️⃣ กดปุ่ม Add to ClickUp เพื่อสร้างงานจากอีเมล์ 4️⃣กำหนด Due date และ Assignee ให้กับงาน 5️⃣กดปุ่มยืนยันการสร้างงาน หลังจากนั้นงานจะไปอยู่บนแอปให้อัตโนมัติ (โดยหัวข้ออีเมล์จะกลายเป็นชื่องาน เนื้อหาในอีเมล์จะแนบไปในตัวงานด้วย โดยใช้งานผ่าน ClickUp Chrome Extension ) 6️⃣ทำแบบเดียวกันกับอีเมล์งานที่เหลือ
เวลาที่ใช้ 1:39 นาที	เวลาที่ใช้ 0:47 นาที

ขั้นที่ 5️⃣ จัดลำดับความสำคัญของงาน

วิธีสมุดโน๊ต	วิธี Producitvity App (ClickUp)

1️⃣ ไฮไลท์สีชมพู/แดง บนงานที่สำคัญและด่วน จำนวน 4 งาน 2️⃣ เขียนตัวเลขเพื่อให้รู้ว่าต้องทำงานสำคัญและด่วน งานใดก่อนหลัง 3️⃣ ไฮไลท์สีเหลือง/ส้ม บนงานที่สำคัญแต่ไม่ด่วน จำนวน 1 งาน 4️⃣ อีก 4 งานที่เหลือไม่ต้องทำอะไร เพราะไม่สำคัญและไม่ด่วน ว่างเมื่อไหร่ค่อยทำ และทำงานใดก่อนหลังก็ได้	1️⃣ คลิกที่ไอคอน Priority ของงานที่ต้องการระบุว่าเป็นงานสำคัญและด่วน และตั้งค่าเป็น Urgent 2️⃣ลากงานขั้นลงเพื่อเรียงลำดับการทำงาน เพื่อให้รู้ว่าต้องทำงานสำคัญและด่วน งานใดก่อนหลัง 3️⃣คลิกที่ไอคอน Priority ของงานที่ต้องการระบุว่าเป็นงานสำคัญแต่ไม่ด่วน และตั้งค่าเป็น High
เวลาที่ใช้ 1:36 นาที	เวลาที่ใช้ 0:37 นาที

สรุปผลการทดลอง

จากเวลาที่ประหยัดไปได้ 71.77% ซึ่งคนส่วนใหญ่จะใช้สมุดโน๊ตในการวางแผนขั้นต่ำคือ วันละ 10 นาที เท่ากับว่าถ้าเปลี่ยนมาใช้ Productivity App แทน คุณจะมีเวลาว่างเพิ่มมากถึง 2,619.6 นาที ต่อ ปี เลย ซึ่งยังไม่รวมอีกหลายขั้นตอนที่แอปช่วยลดเวลาได้อีกนะครับ 😲

แนะนำ: มาใช้ Productivity App อย่าง ClickUp แทนสมุดแพลนเนอร์กันเถอะ (ใช้ฟรีนะ)

คลิปวีดีโอภาพรวม

สรุป

เมื่อได้เห็นผลลัพธ์ผมก็รู้สึกคุ้มค่ามากๆ เลย ที่พยายามแนะนำผู้คน เริ่มใช้งาน Productivity App อย่าง ClickUp เพื่อจัดการงานและชีวิต เพราะแสดงให้เห็นว่ามันช่วยประหยัดเวลาได้มากจริงๆ นี่ขนาดยังไม่รวมขั้นตอนอื่นๆ ในการทำ Daily Plan นะครับ ยังประหยัดเวลาได้ถึง 71.77%

ซึ่งแฟนผมเล่าให้ฟังว่า ยังมีพวกขั้นตอนที่เสียเวลากว่าแค่การจดงานอย่างที่ทำในการทดลองนี้อีก เช่น การแก้ไขข้อมูลงาน, การแก้ไขลำดับความสำคัญของงาน เพราะบางครั้งต้องเขียนใหม่หมดทั้งหน้าเลยก็มี เนื่องจากรกและเลอะจนอ่านไม่รู้เรื่อง และปัญหาอื่นที่น่าปวดหัวอีกเช่น หางานไม่พบ ลืมพกสมุด สมุดหาย สมุดเปี๊ยก หน้าเต็ม สมุดเต็ม โพสอิทปลิวไปไหนไม่รู้ บลาๆ ฯลฯ ซึ่งแฟนผมบอกว่า ถ้าใช้แอปตั้งแต่สมัยนั้นก็คงสบายไปนานแล้ว

การทดลองเปรียบเทียบเวลาวางแผนงาน (Daily Plan) ระหว่างสมุดโน๊ตกับการใช้งานแอป ClickUp จำนวน 9 งาน

✅ จากงานค้าง 2 งาน
✅ จากโพสอิท 2 งาน
✅ จากไลน์ 2 งาน
✅ จากอีเมล์ 3 งาน

และทดลอง 5 ขั้นตอนดังนี้

ได้ผลลัพธ์ดังนี้

ซึ่งถ้าคุณวางแผนด้วยสมุดโน๊ต วันละ 10 นาที แล้วเปลี่ยนมาใช้ Productivity App คุณจะมีเวลาว่างเพิ่มมากถึง 2,619.6 นาที ต่อ ปี เลย 😲

(🎥 ดูคลิปบน Youtube)

👍บทความแนะนำ