วันนี้ผมจะมาเล่าให้ฟังว่า ถ้าคุณอยากจดงาน ให้งานทุกอย่าง “ผ่านฉลุย” ไม่ว่าจะเป็นงานประจำ หรือภาระหน้าที่ในชีวิตส่วนตัว คุณต้องรู้จัก 5 ข้อมูลสำคัญในการจด To-do List กันก่อนครับ
ไม่ว่าคุณจะทำ To-do List ด้วยสมุดโน้ต, สมุดแพลนเนอร์ หรือใช้แอปอย่าง ClickUp, Notion, Todoist หรือเครื่องมือไหนก็ตาม คุณก็สามารถนำแนวทางนี้ไปใช้ได้เหมือนกันเลยครับ
เรามาดูกันว่า ข้อมูลที่ต้องระบุมีอะไรบ้างครับ
🎯 1. Due Date – กำหนด “วันครบกำหนด” หรือ “วันส่งงาน”
อย่างที่บอกในชื่อบทความนะครับว่า 5 สิ่งที่ทำให้งานผ่านฉลุย แต่ถ้าคุณแค่จดงาน แต่ไม่บอกว่าจะทำมันเมื่อไหร่ มันก็ไม่มีวันผ่านฉลุยหรือทำเสร็จใช่ไหมครับ? ดังนั้น ข้อแรกนี้ขาดไม่ได้เลยนะครับ ซึ่งประโยชน์ของการระบุ Due Date ก็มีหลายข้อ เช่น
- ป้องกันการลืม เพราะต่อให้คุณจดลงไปสมุดโน้ตแล้ว แต่ถ้าคุณไม่กำหนด Due Date หรือไม่ได้เอาไปใส่ใน To-do list ของวันนี้ คุณก็ลืมทำงานนั้นได้
- ช่วยให้งานเสร็จตามกำหนด ผลที่ได้ต่อมาก็คือ คุณไม่ต้องโดนหัวหน้าหรือโดนลูกค้าด่าว่างานเสร็จช้าครับ
- ช่วยไม่ให้งานสะสมจนล้นมือ ซึ่งเป็นปัญหาที่เกิดขึ้นบ่อยกับคนที่จด To-do List แล้วไม่ได้กำหนด Due Date หรือไม่ได้เอามาวางแผน ส่งผลให้งานเรียงยาวเป็นหางว่าวแล้วทำให้คุณเกิดความท้อหรือเครียดหรือ Overwhelmed
- ช่วยให้วางแผนล่วงหน้าได้อย่างแม่นยำ เพราะคุณจะรู้ว่าวันไหนต้องทำอะไร และว่างพอจะเอางานอื่นไปลงใหม่นั่นเอง แต่ถ้าก่อนหน้านี้คุณไม่เคยกำหนด Due date ให้กับงานไหนเลย มันก็จะว่างทุกๆ วัน เพราะฉะนั้นคุณก็จะวางงานมั่วๆ ใช่ไหมครับ? ซึ่งก็จะทำให้คุณไม่รู้หรอกว่าวันนี้มีงานไหนบ้าง หรือควรจะทำงานไหนดี ก็เท่ากับว่าการวางแผนของคุณน่ะก็จะไม่ถูกต้องแล้ว แต่การวางแผนด้วย Due Date นี้ต้องใช้คู่กับข้อ Priority ด้วยนะครับ ซึ่งผมจะพูดถึงในหัวข้อถัดไปครับ
- ช่วยให้ประหยัดเวลาสูญเปล่า ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณกำหนด Due Date ให้งาน “ซื้อของที่ห้าง” เป็นวันเสาร์ และคุณก็มีอีกงานงานนึงที่ชื่อว่า ทำบัตรประชาชน ซึ่งจริงๆ แล้วในยุคนี้คุณสามารถทำในห้างได้ใช่ไหมครับ? ซึ่งคุณก็เห็นแล้วว่าวันเสาร์นี้คุณต้องไปห้างเพื่อซื้อของ ดังนั้น คุณก็สามารถเอางานทำบัตรประชาชน มาวางแผนรวมกับ งานซื้อของที่ห้างในวันเสาร์ ก็จะทำให้คุณไม่ต้องเสียเวลาไปห้างถึง 2 รอบ ซึ่งเป็นประโยชน์ให้คุณประหยัดเวลาได้เยอะเลยนะครับ และถ้าคุณทำแบบนี้กับหลายๆ งานที่ต้องไปที่เดียวกัน ไปวันเดียวกัน หรือทำวันเดียวกันเนี่ย คุณจะประหยัดเวลาได้อีกเยอะเลย
และนอกจากงานในสถานที่เดียวกันแล้ว หากเป็นงานประเภทเดียวกัน ตัวอย่างเช่น ผมรู้ว่าวันนี้ผมต้องทำคลิป แทนที่ผมจะต้องเตรียมเสื้อผ้า เซ็ตผม เตรียมกล้อง ในทุกๆ วัน ผมก็ทำคลิปในวันนี้วันเดียว โดยเอางานที่เป็นคลิปทั้งหมด มารวมกันในวันเดียว แบบนี้ผมก็ไม่ต้องไปเซ็ตอุปกรณ์ต่างๆ ทุกวัน ซึ่งช่วยให้ผมประหยัดเวลาสูญเปล่าเช่นกันครับ
ตัวอย่างการใช้งาน :
ใช้สมุดโน้ต – จดวันที่บนมุมบนของหน้ากระดาษ
หรือถ้าไม่มี คุณก็เขียนวันที่บนกระดาษเปล่าๆ ได้เลย แบบในภาพด้านล่าง
ตัวอย่างหากใช้แอปเช่น ClickUp – สามารถเลือก Due Date ได้เลย หรือจะกรอกเป็น Start Date ก็ได้นะครับสำหรับงานที่คุณจะทำหลายวัน
📊 2. Priority – จัดลำดับความสำคัญ
การจัดลำดับความสำคัญมีประโยชน์มากๆ อย่างที่เกริ่นไปในหัวข้อ Due Date ครับ เพราะว่าทุกงานมีความสำคัญไม่เท่ากันครับ ถ้าคุณพลาดไปทำงานที่ไม่สำคัญ นั่นก็หมายความว่าคุณเสียเวลาไปอย่างขาดประสิทธิภาพเลยนะครับ
ซึ่งถ้าคุณมีเวลาเหลือเฟือคุณจะทำงานไม่สำคัญก็ได้ แต่ถ้าคุณมีงานสำคัญอยู่ด้วย แต่คุณดันไปทำงานไม่สำคัญ นี่แหละเป็นปัญหาใหญ่นะครับ! เพราะฉะนั้นตรงนี้คือหัวใจที่คุณต้องกำหนด priority ครับ
ประโยชน์ของการจัดลำดับความสำคัญ
- ไม่พลาด งานสำคัญ โดยเฉพาะสำหรับคนงานเยอะ การที่คุณจะจดงาน ถ้าคุณรู้ว่างานไหนสำคัญที่สุด ก็ทำให้คุณไม่พลาดงานสำคัญไป และไม่ต้องเสียเวลาไปกับงานที่ไม่สำคัญ
- ไม่ต้องลังเลทุกเช้าว่า “จะทำอะไรก่อนดี?” ซึ่งเป็นสิ่งที่ผมชอบมากที่สุด เพราะจะเห็นเลยว่า งานไหน Urgent หรือ ด่วนสุด ยังไงตื่นมาผมก็ต้องทำอันนี้ก่อนให้เสร็จในวันนี้แน่ๆ ครับ ก็ไม่ต้องคิดอะไรเลย คือดู priority แล้วก็ทำได้เลยครับ
- วางแผนได้ง่ายขึ้น เพราะถ้าคุณจัดลำดับความสำคัญ คุณก็แค่ไล่วางแผนงานจากความสำคัญสูงๆ ลงไประดับล่างๆ นั่นเอง
ตัวอย่างการใช้งาน :
ใช้สมุดโน้ต – ใช้ปากกาไฮไลท์มาทาทับ หรือ ขีดเส้นใต้ด้วยสีต่างๆ เช่น สีแดงคืองานด่วนที่สุด สีส้มคืองานด่วน เป็นต้น หรือ วาดวงกลมสีต่างๆ แทนการขีดเส้นใต้ก็ได้ครับแล้วแต่คุณถนัดเลย
ตัวอย่างหากใช้แอปเช่น ClickUp – สามารถเลือก Priority ได้เลย
🏷️ 3. Tag – แบ่งประเภทงาน หรือ จัดหมวดหมู่งาน
ถ้าถามว่าทำไมต้องใส่ Tag ให้กับงาน? นั่นก็เพราะว่าในชีวิตคุณจะมีงานหลากหลายประเภท หลากหลายหมวดใช่ไหมครับ? ไม่ว่าจะเป็นงานประจำ งานครอบครัว หรือ งานด้านสุขภาพ
ยกตัวอย่างเช่น ถ้าวันนี้คือ วันจันทร์ถึงศุกร์ ซึ่งคุณทำงานประจำใช่ไหมครับ? แต่คุณมีงานหลากหลายประเภทใน To-do List ของคุณ ดังนั้นสิ่งที่คุณจะต้องให้ความสำคัญมากที่สุดในวันจันทร์ถึงศุกร์ก็คงหนีไม่พ้นงานประจำใช่ไหมครับ? เพราะงั้นคุณก็ควรจะต้องใส่ Tag เพื่อให้รู้ว่างานนี้คืองานของงานประจำ เพื่อให้คุณไม่พลาดงานประจำ ไม่งั้นก็โดนหัวหน้าด่าหรืออาจจะโดนอะไรก็แล้วแต่ ขึ้นอยู่กับแต่ละบริษัทนะครับ
ซึ่งคุณจะเห็นว่าการใช้ Tag จะช่วยให้คุณดูภาพรวมชีวิตได้ทันทีว่า วันนี้มีงานประเภทไหนบ้าง งานประจำ? งานครอบครัว? สุขภาพ? ซึ่งมีประโยชน์ต่อการวางแผนได้ง่ายขึ้นไปอีก
และเมื่อคุณจะมาวางแผนในแต่ละวัน ก็สามารถดูได้เลยว่างานไหนสำคัญ ตัวอย่างเช่น หากเป็นช่วงวันจันทร์ถึงศุกร์ Tag ด้านงานประจำก็จะสำคัญสุดและควรเอามาจัดเรียงลำดับความสำคัญก่อนเลยครับ
ตัวอย่างการใช้งาน :
ใช้สมุดโน้ต – วาดไอคอนไว้หน้างานนั้นๆ เช่น ไอคอนหัวใจ คือ ด้านสุขภาพ ไอคอนกระเป๋า (พยายามดูให้เป็นกระเป๋าหน่อยนะครับ😅) คือ ด้านงานประจำ
ตัวอย่างหากใช้แอปเช่น ClickUp – สามารถเลือก Tag ได้เลย และสามารถสร้าง Tag ใหม่ได้ด้วยครับ
📝 4. Description – รายละเอียดงาน
จริงๆ แล้วรายละเอียดงานเป็นสิ่งที่คุณควรจะต้องรู้อยู่แล้ว แต่เรามักจะไม่ค่อยกรอกข้อมูลส่วนนี้กันครับ
เช่น ผมมีงานชื่อว่า “โทรหาหมอ” แต่ไม่ได้กรอกรายละเอียดไว้ แล้วพอถึงเวลาทำงานนี้จริงๆ เรามักจะโทรไปหาหมอแล้วก็นึกเอาว่าจะต้องถามอะไรบ้าง แถมยังต้องจำด้วยว่าควรขอสายหมอชื่ออะไร นามสกุลอะไร เข้าเวรตอนวันไหนและเวลาใด
จะเห็นว่าทุกงาน คุณจะต้องใช้ความจำเป็นหลักเลย ซึ่งการที่เราใช้สมองจำนั้นเป็นการใช้สมองที่ผิดวิธีและไม่เหมาะกับศักยภาพหรือความสามารถของสมองนะครับ เพราะสมองของคนเราออกแบบออกมาเพื่อให้ คิด วิเคราะห์ และสร้างสรรค์ ครับ การที่เราใช้สมองจำจึงกลายเป็นการเปลืองประสิทธิภาพของสมองโดยเปล่าประโยชน์
ซึ่งถ้าคุณกรอกรายละเอียดไว้ตั้งแต่แรก คุณจะไม่ต้องคอยจำว่าจะถามอะไรบ้าง ต้องโทรวันและเวลาใดถึงจะได้คุยกับหมอ และไม่ต้องกลัวว่าจะถามหมอไม่ครบ ทำให้คุณไม่พลาดข้อมูลสำคัญสำหรับงานๆ นั้นไป
หรือหากคุณต้องการให้มีประสิทธิมากขึ้นไปอีก ก็กรอกรายละเอียดคำถามแบบเงื่อนไขครับ ซึ่งก็คือ ต้องเตรียมคำถามอะไรก่อน อะไรหลัง ถ้าเขาตอบแบบนี้มา จะถามอะไรเพิ่ม
เช่น คุณพอจะรู้คำตอบของคำถามนี้ว่าอาจจะเป็น A หรือ B แบบนี้คุณสามารถเพิ่มเงื่อนไขลงไปได้ว่า
- หากหมอตอบ A ให้ถามคำถามข้อถัดไป
- หากหมอตอบ B ให้ถามเรื่อง c ต่อ
แบบนี้จะทำให้คุณได้ข้อมูลครบถ้วนในการโทรครั้งเดียว และทำงานได้เสร็จครบถ้วนสมบูรณ์อย่างที่ควรจะเป็น
และการที่คุณจดทุกอย่างครบถ้วนสมบูรณ์ให้กับรายละเอียดแต่ละงานยังช่วยแบ่งเบาภาระของสมองคุณอย่างมากเพราะนอกจากไม่ต้องให้สมองมาเสียพลังงานในการจดจำแล้ว ยังช่วยให้คุณไม่ฟุ้งซ่านถึงงานนั้นอีกด้วย
ถ้าคุณเคยจดงานอะไรไว้แล้ว แต่มันยังผุดขึ้นมากวนใจอยู่ดี นี่ล่ะครับคือความฟุ้งซ่านที่ผมพูดถึง ซึ่งผมกำลังทำคลิปสอนเรื่องนี้อยู่ ใครต้องการรู้วิธีแก้ไขสามารถกดติดตามไว้ได้เลยครับ
ตัวอย่างการใช้งาน :
ใช้สมุดโน้ต – เว้นพื้นไว้สัก 2-3 บรรทัดใต้ชื่องานนั้นๆ เพื่อเอาไว้จดรายละเอียดงาน ถ้าหากตอนที่คุณจดครั้งแรกมีรายละเอียดงานอยู่แล้วคุณก็ใส่ไว้ได้เลย แต่ถ้าโน้ตงานด่วนๆ คุณก็เว้นที่ไว้ก่อนครับแล้วค่อยมาใส่รายละเอียดงานทีหลัง หรือ เขียนหน้าใหม่สำหรับรายละเอียดแต่ละงานไปเลย
ตัวอย่างหากใช้แอปเช่น ClickUp – กรอกในฟิลด์ Description ได้เลย และยังสามารถปรับแต่ง Text Editor ได้ด้วย
💬 5. Comment – บันทึกความคิด หรือ ความคืบหน้างาน
ข้อมูลส่วนสุดท้ายที่คุณควรกรอก แต่แทบจะไม่มีใครกรอกกันก็คือ Comment นั่นเองครับ ซึ่ง Comment ชื่อนี้คุณคงจะนึกถึงคอมเมนต์ใน Facebook หรือ Tiktok ใช่ไหมครับ? ซึ่งมันก็เหมือนกับการที่คุณคอมเมนต์ในโพสต์ หรือคอมเมนต์ในคลิปครับ เพียงแต่เปลี่ยนจากคลิปหรือโพสต์ มาเป็น Task หรืองานของคุณนั่นเอง หรือ งานของคนอื่นถ้าคุณทำงานเป็นทีมนะครับ
ซึ่งสำหรับงานส่วนตัว การ Comment ก็เปรียบเสมือนการเก็บ log ให้คุณในการทำงานนั้น หรือ บันทึกความคืบหน้างานในแต่ละช่วงเวลา เพราะบางงานจะมีความคืบหน้าไปเรื่อยๆ ใช่ไหมครับ? ซึ่งคุณอาจจะต้องพักเบรค เพราะบางงานคุณไม่สามารถนั่งทีเดียวจนเสร็จได้ อาจจะมีน้อยงานที่ทำทีเดียวจนเสร็จ
แต่ถ้างานส่วนใหญ่มักจะทำทีเดียวไม่เสร็จ เช่น ระหว่างทำงานคุณจะไปห้องน้ำอย่างเงี้ย คุณจดบันทึกความคืบหน้างาน โดยโน้ตว่า ทำถึงจุด B เป็นต้น แบบนี้ก็เท่ากับว่าคุณช่วยประหยัดภาระให้สมองอีกแล้ว
อย่างข้อที่ผมพูดถึงบ่อยๆ ก็คือเรื่องประหยัดภาระสมองใช่ไหมครับ งานนี้ก็จะไม่มาผุดกวนใจคุณอีกแล้ว สมมติว่าคุณไม่ได้จะไปแค่ห้องน้ำ แต่คุณจะพักหรือคุณจะเลิกงานแล้ว และงานนี้คุณก็บันทึกความคืบหน้าไว้ งานมันจะไม่ผุดตามคุณไปตอนคุณเลิกงาน
แต่ถ้าคุณไม่จดนะ คุณจะแบบว่า เอ๊ะ! งานนี้ทำถึงไหนนะ ทำถึงนี่แล้วทำอะไรต่อหว่า? แล้วมันก็จะไปผุดรบกวนเวลาพักผ่อนของคุณนะครับ ซึ่งถ้าคุณมาจดในบันทึกความคืบหน้าหรือคอมเมนต์ไว้เนี่ย โอ้โห มันจะช่วยให้คุณเบาสมองมากๆ
และประโยชน์อีกอย่างก็คือ ทำให้คุณกลับมาเริ่มทำงานนั้นๆ ต่อได้เลย โดยไม่ต้องเสียเวลาไปนึกหรือทบทวนเลยว่าทำอะไรถึงไหน แถมไม่ต้องกลัวจำผิดอีกด้วย ก็คือ พอคุณจดความคืบหน้างานไว้ใช่ไหมครับ? คุณจะมาทำงานต่อในอีกวันนึง คุณก็มาเปิดดูว่าคุณเม้นอะไรไว้ แล้วคุณก็ทำงานต่อได้เลย หรือคุณไปห้องน้ำหรือพักกลางวันกลับมา คุณก็มาเปิดดูได้ว่าคุณทำถึงไหน มันช่วยให้คุณประหยัดเวลามากๆ ครับ
ผมขอยกตัวอย่างจากงานที่ชื่อว่า “โทรหาหมอ” สมมติว่าเมื่อวานคุณโทรหาหมอแล้ว แต่หมอไม่อยู่ แล้วพยาบาลบอกว่าให้คุณโทรกลับมาในวันพรุ่งนี้อีก ตามเบอร์นี้ xxxxx แบบนี้คุณก็เม้นไว้ว่า “โทรไปแล้วหมอไม่อยู่ พยาบาลชื่อ ดรุณี ให้โทรไปอีกครั้งวันพรุ่งนี้ที่เบอร์ xxxxx” แล้วเมื่อคุณกลับมาดูในวันถัดไปคุณก็แค่อ่านสิ่งที่คุณโน้ตไว้ คุณก็ไม่ต้องเปลืองสมอง แถมไม่ต้องเสียเวลาในการนึกอะไรเลยเพราะจดไว้หมดแล้ว
หรือถ้าคุณทำงานเป็นทีม Comment ก็จะช่วยในการพูดคุยสอบถามเกี่ยวกับงานนั้นๆ ได้ในที่เดียว ไม่ปนกับงานอื่นๆ เหมือนการคุยงานผ่าน กลุ่ม Line นั่นเอง
ตัวอย่างการใช้งาน :
ใช้สมุดโน้ต – อาจจะเขียนโน้ตด้วยปากกาสีแดงแทรกไปที่งานนั้นๆ ก็ได้
แต่ถ้าคุณต้องการความสวยงามอาจต้องใช้สมุด Planner ที่มี Template สำหรับการโน้ตโดยเฉพาะ
ตัวอย่างหากใช้แอปเช่น ClickUp – กรอกในช่อง Comment ได้เลย
ผมขอแถมท้ายให้อีกข้อนึงนะครับเป็นข้อ 6 ถ้าคุณทำงานเป็นทีม สิ่งที่ขาดไม่ได้คือการระบุ Assignee หรือผู้รับผิดชอบให้กับงานนั้นๆ นะครับ โดยเฉพาะเวลาคุณใช้งานพวก Project Management Tool อย่าง ClickUp นะครับ ถ้าคุณทำงานหลายคน คุณต้องระบุเพื่อให้รู้ว่างานนั้นใครรับผิดชอบ ยิ่งถ้าคุณเป็น Project Manager คุณก็จะรู้ได้ว่าหากคุณจะตามงานนี้ คุณจะต้องตามงานที่ใคร
และคนรับผิดชอบก็จะรู้ว่า งานนี้ส่งไปมาหาเขาแล้วนะ เขาก็จะเห็นเลยว่างานนี้จะไปเด้งขึ้นใน To-do List ของเขาเลย แล้วเขาก็สามารถทำงานได้เลยในแต่ละวัน นี่คือความสําคัญของ Assignee ครับ
และที่สําคัญอีกอย่างคือ ความโปร่งใสของงานครับ ถ้าคุณกําหนด Assignee ให้กับงาน ผู้ที่ไม่ได้เป็น Assignee ก็ไม่จำเป็นต้องมารับผิดชอบร่วมใช่ไหมครับ? เช่น งานนี้นาย A ถูก Assignee เพราะฉะนั้นนาย A จะมาบอกว่างานนี้ไม่ได้ทำไม่ได้ เพราะว่ามี Assignee ที่ระบุไว้อย่างชัดเจนครับ
และยิ่งถ้าคุณใช้ Project Management Tool อย่าง CilckUp ก็จะช่วยให้คุณตามงานได้ง่ายขึ้น คนรับผิดชอบก็ทำงานได้อย่างลื่นไหลเพราะมีข้อมูลที่ครบถ้วนครับ
ตัวอย่างการใช้งาน :
ใช้สมุดโน้ต – อาจจะวงเล็บชื่อผู้รับผิดชอยไว้ข้างหลังชื่องานก็ได้ครับ
ตัวอย่างหากใช้แอปเช่น ClickUp – สามารถเลือก Assignee ที่รับผิดชอบงานนี้กี่คนก็ได้ครับ
สรุป
| ข้อมูลสำคัญ | ประโยชน์หลัก | ช่วยเรื่อง |
| Due Date | ระบุวันที่ต้องเสร็จ | ป้องกันการลืม |
| Priority | จัดลำดับความสำคัญ | ทำงานได้ตรงจุด |
| Tag | แยกประเภทของงาน | โฟกัสเรื่องเดียวได้ง่าย |
| Description | บันทึกรายละเอียดงาน | ลดภาระสมอง |
| Comment | บันทึกระหว่างทำงาน | จัดการความคืบหน้า |
| Assignee | ระบุผู้รับผิดชอบ | ตามงานง่าย รู้หน้าที่ตนเอง ไม่โยนกันไปมา |
5 ข้อมูลสำคัญในการจด To-do List ที่ต้องระบุให้กับงาน ถ้าอยากวางแผนง่ายขึ้น และงานผ่านฉลุย
1. Due Date 👉 ระบุวันที่ต้องเสร็จ ✅ป้องกันการลืม
2. Priority 👉 จัดลำดับความสำคัญ ✅ทำงานได้ตรงจุด
3. Tag 👉 แยกประเภทของงาน ✅โฟกัสเรื่องเดียวได้ง่าย
4. Description 👉 บันทึกรายละเอียดงาน ✅ลดภาระสมอง
5. Comment 👉 บันทึกระหว่างทำงาน ✅จัดการความคืบหน้า
6. (แถมครับ) Assignee 👉 ระบุผู้รับผิดชอบ ✅ตามงานง่าย รู้หน้าที่ตนเอง ไม่โยนกันไปมา
