คุณเคยรู้สึกไหมครับว่ามีงานหรือสิ่งที่ต้องทำเต็มไปหมด แต่ไม่รู้จะเริ่มจากตรงไหน? หรือบางครั้งรู้สึกเหมือนเวลาในแต่ละวันมันไม่พอ? ถ้าใช่ คุณอาจกำลังต้องการ “แพลนเนอร์” เครื่องมือที่จะช่วยจัดระเบียบชีวิตให้คุณ ตั้งแต่วางแผนงานประจำวันไปจนถึงวางแผนชีวิตของคุณ บทความนี้ผมจะพาคุณมาทำความรู้จักว่าแพลนเนอร์คืออะไร มีกี่ประเภท รวมถึงวิธีเลือกใช้งานให้เหมาะกับคุณ
แพลนเนอร์คืออะไร?
แพลนเนอร์คือ เครื่องมือที่ช่วยในการวางแผน จัดระเบียบ และบริหารจัดการชีวิตหรือการทำงานของคุณให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการตั้งเป้าหมาย การจัดการเวลา หรือการติดตามความก้าวหน้าของงาน
ประโยชน์ของการใช้แพลนเนอร์
- จัดระเบียบชีวิต: Planner ช่วยให้คุณวางแผนตารางเวลาและลำดับความสำคัญของงานได้อย่างเป็นระบบ และถ้าคุณใช้งานอย่างต่อเนื่องยังช่วยให้คุณวางแผนชีวิตได้ดีขึ้นอีกด้วย
- เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน: การบันทึกสิ่งที่ต้องทำช่วยลดโอกาสที่จะลืมหรือพลาดงานสำคัญ
- สนับสนุนเป้าหมายระยะยาว: คุณสามารถใช้ Planner เพื่อติดตามความก้าวหน้าของเป้าหมายที่ตั้งไว้
- ลดความเครียด: การมองเห็นภาพรวมของงานและสิ่งที่ต้องทำ ช่วยให้คุณรู้สึกควบคุมสถานการณ์ได้มากขึ้นครับ
- เพิ่มสมาธิลดความฟุ้งซ่าน: ถ้าคุณใช้สมองในการจดจำงานต่างๆ (ที่ยังไม่เสร็จ) สมองจะทำหน้าที่คอยส่งเรื่องนั้นๆ ผุดมากวนใจคุณโดยไม่สนว่าตอนนั้นคุณมีงานอะไรสำคัญต้องทำอยู่ และนั่นคือสาเหตุที่ทำให้คุณเสียสมาธิในการทำงานและฟุ้งซ่านโดยใช่เหตุ แต่ถ้าคุณบันทึกมันลงไปบนแพลนเนอร์ สมองก็จะเบาใจและไม่ส่งอะไรผุดมากวนใจคุณ
- Work Life Balance: การมองเห็นภาพรวมของงานหรือกิจกรรมที่ทำในชีวิตที่บันทึกลงในแพลนเนอร์ จะช่วยให้คุณรู้ว่าขาดสมดุลในด้านใดของชีวิต และปรับปรุงได้ถูกต้อง
คุณสามารถตรวจสอบสมดุลชีวิตในด้านต่างๆ ได้ด้วย 👉 วงล้อชีวิต (Wheel of Life)
แพลนเนอร์มีกี่ประเภท
การแบ่งประเภทของแพลนเนอร์นั้นแบ่งกลุ่มหลักๆ ได้ ตามวิธีการใช้งาน และ ตามอุปกรณ์ที่ใช้งาน
แบ่งตามวิธีการใช้งานได้ 2 ประเภทคือ
- แบบ BuJo (Bullet Journal) คือ แบบที่ต้องเขียนเองทุกอย่างไม่ว่าจะเป็นตารางรูปภาพ หรือ กล่องเช็คลิสต์
- แบบสำเร็จรูป คือ แบบที่มีเทมเพลตหรือแพทเทิร์นมาให้ใช้งานเลย ไม่ต้องเขียนเอง คุณมีหน้าที่แค่กรอกข้อมูลลงไป
แบ่งตามอุปกรณ์ที่ใช้งานจะแบ่งได้ 2 ประเภทคือ
- แบบกระดาษ (Paper Planner) คือ ใช้งานบนกระดาษ หรือ สมุด
- แบบดิจิทัล (Digital Planner) คือ ใช้งานบนอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ เช่น มือถือ, Tablet และคอมพิวเตอร์
ซึ่งบทความนี้ผมจะแบ่งให้ละเอียดลงไปตามอุปกรณ์ที่ใช้จะได้ 5 ประเภทดังนี้
แบบกระดาษ (Paper Planner)
1. แบบ BuJo ที่ใช้งานบนกระดาษ (ต้องวาดทุกๆ อย่างเอง)
2. แบบสมุด Planner (มีเทมเพลตสำเร็จรูปให้ใช้งาน)
แบบดิจิทัล (Digital Planner)
3. แบบ BuJo ที่ใช้งานบนอุปกรณ์ดิจิทัล (ต้องวาดทุกๆ อย่างเองด้วยปากกาบน มือถือหรือ Tablet)
4. แบบ Digital Planner (PDF) (เป็นไฟล์ประเภท PDF มี Template สำเร็จรูปให้ใช้งาน สามารถใช้ปากกาบนมือถือหรือ Tablet ได้โดยตรงเช่นกัน)
5. แบบ E-Planner – โปรแกรมสำเร็จรูปที่ใช้ในการวางแผนและติดตามงานโดยเฉพาะ ไม่ต้องเขียนด้วยมือ
ต่อไปมาทำความรู้จักกับทั้ง 5 ประเภทกันครับ
1. แบบ BuJo ที่ใช้งานบนกระดาษ
คือแพลนเนอร์ที่คุณสามารถออกแบบหน้ากระดาษเองได้ โดยคุณต้องเขียนเองทั้งหมด อุปกรณ์ที่ใช้คุณอาจจะใช้กระดาษเปล่าธรรมดา, สมุดโน้ต หรือ สมุด BuJo ซึ่งสิ่งที่เขียนก็ได้แก่ To-Do List, เป้าหมาย, วางแผนงานต่างๆ, Habit Tracker, บันทึกความคิดสร้างสรรค์ต่าง ๆ หรืออะไรก็ตามที่คุณจินตนาการออกมาได้เพื่อช่วยในการวางแผนของคุณ นอกจากนี้การเขียนด้วยมือยังช่วยเพิ่มทักษะการโฟกัสและสร้างความสุขให้กับคนที่ชอบขีดเขียนอีกด้วย
เหมาะกับใคร: คนที่ชอบการเขียนด้วยมือและต้องการความยืดหยุ่นในการออกแบบ
2. แบบสมุด Planner
สมุด Planner คือประเภทที่เป็นที่นิยมกันมากที่สุดในยุคก่อนที่ Tablet จะมีการใช้งานอย่างแพร่หลายเหมือนในปัจจุบัน โดยในสมุดนั้นจะมีฟีเจอร์หรือเทมเพลตสำเร็จรูปให้คุณใช้งานตามวัตถุประสงค์ต่างๆ เช่น แพลนเนอร์รายวัน แพลนเนอร์รายสัปดาห์ หรือแพลนเนอร์รายเดือน (ซึ่งมักจะอยู่ในรูปแบบปฏิทิน), To-Do List, การตั้งเป้าหมาย และอื่นๆ โดยสมุด Planner แต่ละเล่มหรือแต่ละยี่ห้อจะมีฟีเจอร์ที่ไม่เหมือนกัน การเลือกใช้งานก็ดูที่ฟีเจอร์หรือแพทเทิร์นที่มี ว่าคุณต้องการใช้งานอะไรบ้าง
นอกจากนี้คุณยังสามารถค้นหาแพลนเนอร์ฟรีเพื่อเลือกเทมเพลตที่ต้องการ จากนั้นนำมาปริ้นและใช้งานเอง แบบไม่ต้องซื้อสมุดก็สามารถทำได้ครับ
เหมาะกับใคร: คนที่ต้องการความสะดวกและไม่ต้องการเสียเวลาวางโครงสร้างเอง หรือไม่ถนัดการขีดเขียน
3. แบบ BuJo ที่ใช้งานบนอุปกรณ์ดิจิทัล
แพลนเนอร์ประเภทนี้จะเหมือนกับแบบ BuJo ที่ใช้งานบนกระดาษ เพียงแค่เปลี่ยนจากการเขียนบนกระดาษมาเขียนบนมือถือหรือ Tablet แทน ซึ่งจะเป็นการเขียนลงบนหน้าแอปเปล่าๆ ที่มาพร้อม Tools ในการวาดเขียนมากมาย ซึ่งแอปที่ใช้ก็ได้แก่ แอป Note ทั่วๆ ไปหรือแอปยอดนิยมอย่างเช่น GoodNotes หรือ Notability
เหมาะกับใคร: คนที่ชอบการเขียนด้วยมือและมี Tablet รวมถึงไม่ต้องกังวลปัญหาเรื่องหมดเล่มแล้วต้องซื้อเล่มใหม่อีกด้วย
4. แบบ Digital Planner
Digital Planner คือ สมุดแพลนเนอร์ในรูปแบบไฟล์ PDF หรือแอปโน้ต ที่คุณสามารถเขียนข้อมูลลงไปได้โดยตรงผ่านแอปและปากกาบนอุปกรณ์ดิจิทัล อย่างเช่น มือถือหรือ Tablet ซึ่งปัจจุบันเป็นที่นิยมอย่างมาก ทำให้มีทั้งเทมเพลตแจกฟรีให้ใช้งาน และตลาดซื้อขายเทมเพลตอีกมากมาย
นอกจากนี้ อีกสิ่งหนึ่งที่ทำให้แพลนเนอร์ประเภทนี้เป็นที่นิยมก็คือ การมีสติกเกอร์น่ารักๆ ให้นำไปตกแต่งแพลนเนอร์ของคุณได้ตามต้องการ และยังเป็นตัวกระตุ้นให้ผู้ใช้งานอยากกลับมาใช้งานบ่อยๆ อีกด้วย และถ้าอยากได้สติกเกอร์ใหม่ๆ ถูกใจๆ ก็มีนักออกแบบสร้างมาขายกันมากมายเลยครับ 🐻
โดยแพลนเนอร์ประเภทนี้จะใช้งานผ่านแอปเช่น GoodNotes หรือ Notability ซึ่งก็คือแอปพวกเดียวกันกับที่ใช้เขียน BuJo บนอุปกรณ์ดิจิทัล แต่คุณจะไม่ได้ใช้งานหน้าเปล่าๆ แบบ BuJo หน้าที่ใช้จะมีเทมเพลตหรือสติกเกอร์มาให้ คุณก็มีหน้าที่แค่เขียนข้อมูลลงไปตามนั้น และถ้าคุณอยากใช้งานแบบ BuJo ร่วมด้วยก็ทำได้ง่ายๆ เพียงแค่สร้างหน้าเปล่าๆ ขึ้นมาก็เขียนตามที่ต้องการได้แล้วครับ
เหมาะกับใคร: คนที่ต้องการผสมผสานความคลาสสิกของการเขียนกับความทันสมัยของเทคโนโลยี ไม่ต้องกลัวเปียกหรือกลัวขาด และคนที่ต้องการใช้งานเทมเพลตสำเร็จรูปหรือคนที่ต้องการความน่ารักจากสติกเกอร์ นอกจากนี้ยังได้ความยืดหยุ่นในการออกแบบเมื่อใช้งานแบบ Bujo ร่วมด้วย
5. แบบ E-Planner
E-Planner คือแพลนเนอร์ที่ใช้งานแบบออนไลน์ผ่านเว็บไซต์หรือแอปพลิเคชัน เช่น ClickUp, Notion หรือ Trello ซึ่งจะมีฟีเจอร์ครบครันมากที่สุด เช่น การแจ้งเตือน การจัดลำดับความสำคัญ การแชร์งานกับทีม การวางแผนและจัดการงานต่าง ๆ โดยมีมุมมองแผนงานที่หลากหลาย เช่น ปฏิทิน (ที่แสดงได้ทั้งแบบ รายวัน, รายสัปดาห์ และรายเดือน), ลิสต์รายการ, บอร์ด (Kanban), ตาราง, Timeline, Gantt เป็นต้น นอกจากนี้ยังสามารถใช้งานผ่านอุปกรณ์ได้หลายอุปกรณ์ เช่น สมาร์ทโฟน Tablet คอมพิวเตอร์ หรือ Smart Watch สำหรับบางแอป
สิ่งที่แตกต่างที่สุดของแพลนเนอร์ประเภทนี้คือ ไม่สามารถเขียนได้ เน้นไปที่การพิมพ์ การถ่ายภาพ หรือ การอัดวีดีโอเป็นหลัก และบางครั้งอาจถูกเรียกว่า Digital Planner เนื่องจากต้องใช้งานผ่านอุปกรณ์ดิจิทัลเช่นเดียวกัน
เหมาะกับใคร: คนที่งานยุ่งมากไม่เวลาในการวาดหรือเขียนด้วยมือ คนที่ต้องการเครื่องมือจัดการงานและชีวิตแบบครบวงจรเพื่อประสิทธิภาพในการวางแผนที่สูงที่สุด คนที่ต้องการจัดการงานเป็นทีม ต้องการเข้าถึงงานหรือแผนงานได้ทุกที่ทุกเวลา และใช้งานข้ามอุปกรณ์ได้
หรือถ้าปัจจุบันคุณใช้งานหลายๆ แอปในการทำงาน คุณสามารถยุบรวมได้เหลือแอปเดียว เพราะแอปประเภทนี้จะรวมฟีเจอร์ของแอปอื่นๆ มาไว้ในที่เดียวเพื่อช่วยให้ไม่ต้องเสียเวลาย้ายแอปไปมาและข้อมูลรวมศูนย์ รวมถึงประหยัดงบประมาณจากการต้องจ่ายหลายๆ แอปด้วย ตัวอย่างเช่น ClickUp ใช้แทน Apps อะไรได้บ้าง
ตารางเปรียบเทียบแพลนเนอร์ประเภทต่างๆ
ตารางนี้ผมจะเปรียบเทียบเฉพาะ 3 ประเภทที่มีความแตกต่างในด้านการใช้งานและฟีเจอร์เป็นหลัก คือ แบบกระดาษ, แบบ Digital Planner และ E-Planner (ที่ผมไม่เปรียบเทียบระหว่าง BuJo และแบบสำเร็จรูปก็เพราะว่าทั้ง 2 แบบนี้ต่างกันอย่างเห็นได้ชัดอยู่แล้วคือ วาดเอง กับ มีเทมเพลตสำเร็จรูปให้ใช้)
| หัวข้อเปรียบเทียบ |  📔 กระดาษหรือสมุด |  📝 Digital Planner |  📅 E-Planner |
| ความสะดวกในการพกพา | พกพาง่าย ไม่ต้องการแบตเตอรี่ | พกพาง่าย ต้องการแบตเตอรี่ | ใช้งานได้ทุกที่ที่มีอินเทอร์เน็ต ทั้งบน มือถือ,Tablet และ คอมพิวเตอร์ |
| ประสบการณ์การใช้งาน | ให้ความรู้สึกคลาสสิก เขียนง่าย ไม่มีข้อจำกัดด้านเทคโนโลยี | ใกล้เคียงกับการเขียนจริง แต่มีฟีเจอร์เพิ่มเติม เช่น การลบ, การคัดลอก, การแทรกรูปภาพ และมีสีสันของปากกาให้เลือกมากมาย | ใช้งานในรูปแบบโปรแกรมหรือแอปพลิเคชัน ที่ใช้การพิมพ์เท่านั้น พร้อมฟีเจอร์อำนวยความสะดวกมากมายและปรับแต่งได้ตามต้องการ |
| การเก็บรักษา | ข้อมูลอาจสูญหาย หรือถูกทำลาย เช่น ขาด ไฟไหม้ หรือเปียกน้ำ | ข้อมูลอาจสูญหายไปพร้อมเครื่อง หากไม่ทำการเชื่อมต่อกับ Cloud | ข้อมูลอยู่บน Cloud ทั้งหมด สามารถเข้าถึงด้วยเครื่องใหม่ได้ตลอดเวลา |
| การค้นหางานหรือข้อมูลที่ต้องการ | ค้นหายาก (ต้องเปิดทีละหน้าเพื่อไล่หาข้อมูลที่ต้องการ) | ค้นหาได้ด้วยฟังก์ชันค้นหาพื้นฐาน | มีการออกแบบโครงสร้างเพื่อให้เข้าถึงงานต่างๆ ได้ง่ายขึ้น รวมถึงมีฟังก์ชันการค้นหาและการ Filter |
| การแชร์และทำงานร่วมกัน | ยากต่อการแชร์หรือทำงานร่วมกับผู้อื่น | แชร์ได้ในรูปแบบ PDF หรือภาพ แต่ไม่สามารถทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ได้ | ทำงานร่วมกันได้แบบเรียลไทม์ แชร์ข้อมูลหรือเชื่อมต่อกับทีมได้สะดวก |
| ความยั่งยืนต่อสิ่งแวดล้อม | ใช้กระดาษ อาจสิ้นเปลืองทรัพยากรธรรมชาติ | ลดการใช้กระดาษ แต่ต้องพึ่งพาอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้พลังงาน | เป็นดิจิทัล 100% ไม่ใช้กระดาษ แต่ต้องพึ่งพาอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้พลังงาน |
| ความยืดหยุ่นในการปรับแต่ง | ขึ้นอยู่กับรูปแบบของสมุด (ปรับแต่งได้น้อย) | ปรับแต่งได้มาก เช่น เพิ่มรูปภาพ, สี, Template, สติกเกอร์ต่าง ๆ | ปรับแต่งได้หลากหลายตามประเภทงานที่มี รวมถึงสร้าง Template ใช้งานเองได้ |
| เหมาะสำหรับใคร | ผู้ที่ชอบเขียนด้วยมือ รักความเรียบง่าย และไม่ต้องการฟีเจอร์ดิจิทัล | ผู้ที่ต้องการประสบการณ์การเขียน แต่เพิ่มความสะดวกสบายแบบดิจิทัล | ผู้ที่ต้องการเครื่องมือที่ครบวงจร เหมาะสำหรับการจัดการงาน, วางแผนงาน, บันทึกเป้าหมาย และเข้าถึงแผนงานได้ทุกที่ทุกเวลา |
| ข้อเสียที่สำคัญ | สูญหายง่าย ไม่เหมาะกับการค้นหาข้อมูลจำนวนมาก | พึ่งพาแบตเตอรี่และอุปกรณ์ ราคาเริ่มต้นสูง | เริ่มต้นใช้งานยากกว่าแบบอื่น และการใช้งานต้องพึ่งพาอินเทอร์เน็ต |
| ฟีเจอร์พิเศษ | จำกัดเฉพาะการเขียน และสามารถจัดรูปแบบได้เองตามต้องการ | มีฟีเจอร์หลากหลาย เช่น ลบข้อความ, การคัดลอก, และสามารถใช้สีได้หลากสี | มีฟีเจอร์อำนวยความสะดวกในการวางแผนและจัดการงานครบครันที่สุด รวมทุกแผนงาน และเป้าหมายไว้ในที่เดียว ไม่ต้องกระจายแผนงานในหลายแอปหรืออุปกรณ์ |
| ราคา | ราคาถูกกว่าในระยะสั้น แต่ต้องซื้อใหม่เมื่อหมดหรือสูญหาย | ค่าใช้จ่ายเริ่มต้นสูง เช่น ค่า Tablet, ปากกา หรือ บางแอปมีค่าบริการ และถ้าต้องการ Template ใหม่ๆ ก็ต้องซื้อเพิ่มทุกปี | เริ่มต้นใช้งานได้ฟรี แต่ถ้าต้องการฟีเจอร์ขั้นสูงต้องมีค่าบริการรายเดือน |
ฟีเจอร์หรือเทมเพลตต่างๆ ของแพลนเนอร์ ที่นิยมใช้งาน
- Daily Planner – สำหรับวางแผนรายวัน ซึ่งภายในมักจะประกอบไปด้วย To-Do List สิ่งที่ต้องทำในแต่ละวัน, สิ่งที่ต้องโฟกัสในแต่ละวัน, เป้าหมายประจำวัน, Emotion Tracker เป็นต้น
- Weekly Planner – ปฏิทินสำหรับวางแผนรายสัปดาห์ ซึ่งภายในอาจมี เป้าหมายประจำสัปดาห์ หรือ สิ่งที่ต้องโฟกัสในแต่ละสัปดาห์รวมอยู่ด้วยก็ได้
- Monthly Planner – ปฏิทินสำหรับวางแผนรายเดือน ซึ่งภายในอาจมี เป้าหมายประจำเดือน หรือ สิ่งที่ต้องโฟกัสในแต่ละเดือนรวมอยู่ด้วยก็ได้
- Yearly Goal – สำหรับวางเป้าหมายรายปี
- Goal Setting – สำหรับวางแผนเป้าหมายแต่ละเป้า
- Project Planner – สำหรับวางแผนโครงการหรืองานที่มีหลายขั้นตอน
- Book Tracker – ตารางติดตามการอ่านหนังสือ
- Habit Tracker – ตารางติดตามกิจวัตร
- Expense Tracker – ตารางบันทึกรายรับ-รายจ่าย
- Journal – จดบันทึกประจำวันในรูปแบบทั่วๆ ไป หรือ BuJo
- Monthly Review – บันทึกและติดตามชีวิตของคุณว่าในแต่ละเดือน คุณทำได้อะไรดีบ้างเพื่อย้ำเตือนความคืบหน้าของตนเอง และในแต่ละเดือนคุณทำอะไรผิดพลาดบ้างพร้อมการวางแผนแก้ปัญหาในเดือนต่อไป
- ซึ่งจริงๆ แล้วยังมีเทมเพลตอื่นๆ ให้คุณเลือกใช้งานอีกมากมายตามวัตถุประสงค์ต่างๆ ครับ
แล้วคุณเหมาะกับ Planner แบบไหน?
การเลือก Planner ที่เหมาะสม เริ่มจากการสำรวจความต้องการของตัวคุณเอง โดยต้องถามตัวเองว่า:
- คุณชอบความเรียบง่าย ปรับแต่งได้ตามใจ และถนัดการเขียน? 👉 แบบ BuJo กระดาษหรือ Digital Planner
- คุณชอบการเขียนด้วยมือแต่ไม่ถนัดวาดและปรับแต่ง? 👉 แบบสมุด Planner หรือ Digital Planner
- คุณต้องการความครบวงจร ประสิทธิภาพที่สูงที่สุด และคุ้มค่าในระยะยาว? 👉 แบบ E-Planner
ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณชอบวาดและสร้างสรรค์ Bullet Journal (BuJo) อาจตอบโจทย์คุณ ส่วนคุณจะเลือกแบบกระดาษหรือแบบดิจิทัลก็อยู่ที่อุปกรณ์ที่คุณสะดวกใช้งาน แต่ถ้าคุณต้องการการจัดการงานอย่างเป็นระบบที่สุด E-Planner ด้วยโปรแกรมจะเหมาะสมที่สุดครับ
สรุป
Planner ไม่ใช่แค่เครื่องมือช่วยวางแผนหรือจัดระเบียบ แต่ยังเป็นเพื่อนคู่ใจที่ช่วยให้คุณเดินหน้าสู่เป้าหมายได้อย่างมั่นคง การเลือกแพลนเนอร์ที่ใช่สำหรับคุณ จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการวางแผน จัดการเวลาและสร้างแรงบันดาลใจในการทำสิ่งต่าง ๆ ให้สำเร็จมากยิ่งขึ้นครับ 🚀
