Skip to content
Home    »   รวมบทความเกี่ยวกับ Productive Life และการใช้ ClickUp    »   ClickUp To Go ( tutorial / วิธีใช้ )    »   ClickUp ใช้แทน Apps อะไรได้บ้าง เพิ่ม Productivity ได้แค่ไหน แล้วประหยัดเท่าไหร่กัน

ClickUp ใช้แทน Apps อะไรได้บ้าง เพิ่ม Productivity ได้แค่ไหน แล้วประหยัดเท่าไหร่กัน

clickup replace apps increase productivity

คำว่า “แอปเดียวครองพิภพ” ที่ผมมักใช้เรียก ClickUp เป็นประจำนั้นมาจากวลีที่พวกเขาชูให้เป็นจุดเด่นหลักในการใช้งาน ClickUp คือมาจากคำว่า “One app to replace them all.” ซึ่งโชว์เด่นอยู่ที่หน้า Home ของเว็บเลยครับ ซึ่งความหมายนั้นเป็นไปได้ 2 รูปแบบคือ ใช้ ClickUp แทนแอปอื่นๆ ได้เลย กับใช้งานแอปอื่นๆ ในตัว ClickUp ได้ และการที่พยายามชูจุดเด่นนี้ พวกเขาเลยมั่นใจว่าจะช่วยลดเวลาทำงานลงได้ถึง 20% เหมือนจากทำงาน 5 วันก็เหลือทำเพียง 4 วันนั่นเอง (อ้างอิง)

ซึ่งผมจะพูดถึงทั้ง 2 แบบเลยครับ

ภาพหน้าแรก clickup.com

สารบัญ

การทำ To-Do Lists หรือ Checklists

การสร้าง Checklists คือ การสร้างรายการให้งานที่ไม่ยากและซับซ้อนที่ต้องทำในแต่ละวัน, สัปดาห์ หรือช่วงเวลาที่ต้องการ เช่น รายการของที่ต้องซื้อ, รายการสิ่งที่ต้องทำในวันนั้น เป็นต้น

Apps ที่สามารถแทนที่ได้

ถ้าพูดถึง To-Do Lists ที่ใช่ง่ายและใช้บ่อยที่สุดบนมือถือสำหรับคุณก็น่าจะคือ Notes ใน iPhone ครับ แต่หากใช้เป็นออนไลน์ Tools อื่นๆ ก็จะเป็น ToDoist, TickTick เป็นต้น

ฟีเจอร์ ClickUp ที่ใช้งาน

การทำ To-Do Lists หรือ Checklists ใน ClickUp นั้นสามารถใช้งานได้จากหลายฟีเจอร์ เช่น

  • สร้าง Task ใน List View เพื่อแทน To-Do List ก็ได้
  • สร้าง Task เป็นช่วงเวลา แล้วสร้าง Checklists ภายใน Task ก็ได้
  • สร้าง Checklists ด้วย Notepad ก็สามารถทำได้
  • สร้าง Checklists ด้วย Comment/Chat เพื่อสั่งงานคนอื่นก็สามารถทำได้
clickup notepad checklist

การแชท

การแชทในที่นี้คือ ทั้งในด้านการคุยงานกับเพื่อนร่วมงาน และการคุยกับคนในครอบครัว

Apps ที่สามารถแทนที่ได้

  • Line
  • Slack

ฟีเจอร์ ClickUp ที่ใช้งาน

  • ในด้านการทำงานสามารถคุยและส่งไฟล์ต่างๆ ได้โดยตรงใน Task งานผ่านฟีเจอร์ Comment ได้เลย ซึ่งปกติผมจะใช้กลุ่ม Line ของบริษัททำให้ข้อมูลไม่ถูกผูกไว้กับงาน และย้อนหลังดูได้ยากหรือบางครั้งอาจหาข้อมูลเก่าๆ ไม่พบ
  • และที่ทำให้ผมไม่ต้องใช้ Line คุยงานเหมือนเมื่อก่อนเลยก็คือ การ Capture หน้าจอ และอัดวีดีโอหน้าจอเพื่อส่งเข้า Comment Task หรือ Chat ของ Project
  • ในด้านการคุยกับกลุ่มคนในครอบครัว ซึ่งปกติเรามักจะใช้ กลุ่ม Line กัน หากใช้ ClickUp ก็สามารถสร้าง List ขึ้นมาเพื่อใช้แทนกลุ่ม Line แล้วคุยกันผ่าน Chat View ก็ได้ แต่ถ้าใช้คุยอย่างเดียวจะไม่ค่อยมีประโยชน์เท่าที่ควร ถ้าคุยอย่างเดียวผมแนะนำว่าใช้ Line เหมือนเดิมดีกว่า แต่ใช้ในด้านการสั่งงานหรือ สร้างการนัดหมายด้วย เช่น สั่งแม่บ้านกวาดสวนหน้าบ้าน, สั่งน้องชายล้างรถ หรือ นัดหมายพ่อให้ไปประชุมผู้ปกครอง งานแบบนี้ใช้ ClickUp จะสะดวก, ชัดเจน และลดความผิดพลาดได้มาก ช่วยให้ชีวิตมีความ Productive มากยิ่งขึ้น
click comment record screen clip

Project Management

การจัดการโครงการนั่นคือเป้าหมายในการใช้งานหลักของ ClickUp อยู่แล้วซึ่ง Tools หรือ Apps ที่จะมาแทนที่ได้นั้นมีมากมาย ได้แก่

Apps ที่สามารถแทนที่ได้

  • Monday
  • Asana
  • Jira
  • Trello
  • Notion
  • Basecamp
  • Wrike
  • Microsoft Project

ฟีเจอร์ ClickUp ที่ใช้งาน

สำหรับ Project management tools นั้นจะมีฟีเจอร์มากมายที่มาตอบโจทย์การบริหารโครงการและการทำงานเป็นทีม ซึ่งผมจะพูดถึงหัวข้อหลักๆ ดังนี้

  • Task Management นี่คือหัวใจหลักของการจัดการโครงการคือ การสร้างและสั่งงาน Task ให้กับสมาชิกในทีม
  • Views เช่น List, Gantt, Timeline, Calendar, Workload และอื่นๆ ที่จำเป็นในการจัดการโครงการ
  • Resource management คือ ตัวช่วยแบ่งงานในทีมไม่ให้งานเกินโหลด หรือ แบ่งงานได้เหมาะสมกับความสามารถของทีม ด้วย Workload View และ Box View
  • Customization คือ การปรับแต่งให้ใช้งานได้อย่างเหมาะสมตามแต่ละแผนก หรือเนื้องาน ด้วย Custom Field และ Templates
  • Advanced search คือ การค้นหาขั้นสูงที่จะช่วยให้เข้าถึง Task หรือสิ่งที่ต้องการได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว
  • Reporting คือ การรายงานความคืบหน้าของงานออกมาเป็นรูปแบบที่สวยงามและเข้าใจง่าย เช่น Chart ต่างๆ
  • Collaboration คือ การทำงานร่วมกับในทีมได้อย่างรวดเร็ว ลื่นไหล โปร่งใส และลดความผิดพลาด
  • Integration คือ การเชื่อมต่อกับ Apps อื่นๆ ภายนอก เพื่อให้ทำงานได้สะดวกในที่เดียว
  • Automations คือ ระบบช่วยเหลือการทำงานซ้ำซากหรือยุ่งยากให้อย่างอัตโนมัติ
หากคุณสนใจศึกษาการเทียบฟีเจอร์อย่างละเอียด ClickUp vs Asana สามารถอ่านได้ที่ลิงก์นี้ครับ ส่วน Tools อื่นๆ ผมจะทยอยเขียนบทความเพิ่มเติมในอนาคตครับ

การจัดการเอกสาร ( Docs & Wikis )

การจัดการเอกสารนี้คือ การสร้าง ออกแบบ และเผยแพร่เอกสารให้ทั้งกับคนในทีมใช้งาน หรือบุคคลภายนอก เช่น ลูกค้า

Apps ที่สามารถแทนที่ได้

  • Notion
  • Evernote
  • Google Docs

ฟีเจอร์ ClickUp ที่ใช้งาน

  • Doc
  • Doc View
clickup doc

การจับเวลาทำงาน ( Time Tracking )

Apps ที่สามารถแทนที่ได้

  • Harvest
  • Everhour
  • Toggl
  • Clockify

ฟีเจอร์ ClickUp ที่ใช้งาน

  • Time Tracking
clickup example time tracking

การทำการระดมสมอง ( Brainstorming )

การระดมสมองเป็นส่วนสำคัญที่จะได้ไอเดียใหม่ๆ จากสมาชิกในทีม โดยเป็นการเสนอไอเดียพร้อมกันๆ แบบเรียลไทม์

Apps ที่สามารถแทนที่ได้

  • Miro
  • Stormboard
  • Lucidchart
  • MindMeister
  • WiseMapping
  • Mindly
  • Coggle
  • Apps อื่นๆ ที่ใช้ Brainstorm หรือทำ Mind map

ฟีเจอร์ ClickUp ที่ใช้งาน

  • Whiteboard View
  • Mindmap View
clickup whiteboard

การตั้ง Goals และ OKRs

OKRs (Objectives and Key Results) คือ วิธีการตั้งเป้าหมาย (Goals) ซึ่งจะเรียกว่า Objectives และตัวที่ใช้วัดผลว่าเป้าหมายนั้นจะเป็นจริงได้ คือ Key Results เช่น

Objective : มีผู้เข้าชมเว็บ productivetogo.com เพิ่มขึ้น 5 เท่า

Key Results :

  • ติดคีย์เวิร์ด “productivity” บนหน้าแรกของ Google และอันดับไม่เกิน 3
  • มี Conversion จาก Facebook Ads เพิ่มขึ้น 20% เพื่อเข้าชมเว็บไซต์
  • เพิ่มบทความทั้งเว็บไซต์เป็น 100 บทความ

เนื่องจาก OKRs ที่ดีจะต้องแบ่งไว้หลายระดับ เช่น ระดับองค์กร, ระดับแผนก และระดับบุคคล เพื่อให้ทุกคนเห็นภาพรวมของทั้งองค์กรและเป้าหมายเฉพาะทีมหรือบุคคล ซึ่ง Apps ที่ช่วยจัดการ ORKs ต้องสามารถกำหนดผู้รับผิดชอบแยกตามแต่ละ OKRs ได้ หรือแชร์ให้ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้อง เช่น OKRs ระดับองค์กรแชร์ให้ Stakeholder เข้ามาดูได้แต่ไม่จำเป็นต้องปรับค่าอะไรได้

Apps ที่สามารถแทนที่ได้

  • Lattic
  • GTmhub
  • 7Geese

ฟีเจอร์ ClickUp ที่ใช้งาน

  • ClickUp Goals
clickup goal okrs example

การ Capture หน้าจอ และอัดวีดีโอหน้าจอ

คุณสมบัติด้านนี้มักใช้คู่กับการ Chat และ Comment แต่ผมได้พูดถึงไปแล้วในหัวข้อก่อนหน้าที่ใช้แทน Line ในส่วนนี้ผมจะพูดถึงการ Capture หน้าจอและอัดวีดีโอเพื่อส่งเข้า Task Description ซึ่งก่อนหน้านี้ผมต้องใช้ Snipaste ในการ Capture หน้าจอและใช้ FastStone Capture เพื่อบันทึกภาพหรือวีดีโอ แล้วจึงอัปโหลดขึ้น Task Description ของ Asana อีกทีซึ่งในตอนนั้นผมใช้ Asana ครับ (ก่อนหน้านี้ Asana ยังไม่มีฟีเจอร์ Capture หน้าจอครับ ปัจจุบันมีแล้ว แต่ผมก็ย้ายค่ายมา ClickUp ก่อนแล้ว)

Apps ที่สามารถแทนที่ได้

  • Snipaste
  • FastStone Capture

ฟีเจอร์ ClickUp ที่ใช้งาน

clickup chrome extension screenshot

Taskbar

หากคุณใช้งาน Window คงรู้จัก Taskbar กันดีนะครับ ก็คือ แถบด้านล่างสุดที่แสดงว่าเราเปิดใช้งานโปรแกรมอะไรไว้บ้างนั่นเอง ถ้าใช้ Mac ก็คล้ายๆ Dock ซึ่งคุณสมบัตินี้ ClickUp ไม่ได้มาแทนที่ซะทีเดียว แต่ในแอปเขามีอะไรที่คล้ายกันมาให้ใช้งานด้วยเรียกว่า Task Tray ซึ่งทำหน้าที่เหมือน Taskbar ของงานใน ClickUp

นึกภาพถึงขณะที่เราทำงานจริง เราจะต้องเปิด Task ใด Task หนึ่งไว้เพื่อทำงาน แต่การทำงานนั้นมีขั้นตอนและกฏระเบียบเขียนไว้ในรูปแบบเอกสาร ClickUp Doc ทำให้ต้องคอยเปิดอ่านแล้วทำงานบน Task ไปด้วย ซึ่งแบบนี้เราไม่จำเป็นต้องไป ปิด Task แล้วไปไล่หาเพื่อเปิด Doc แล้วปิด Doc แล้วกลับมาเปิด Task ใหม่อีกให้เสียเวลา เราเพียงแค่กดบันทึก Task และ Doc นั้นลง Task Tray เท่านี้เราก็สามารถเปิดใช้งานได้ง่ายๆ เหมือน Taskbar เลยครับ

clickup task tray

ใช้งานแอปอื่นได้ใน ClickUp ที่เดียว

หัวข้อนี้จะพูดถึงแอปที่สามารถเชื่อมต่อและใช้งานได้ภายใน ClickUp โดยไม่ต้องออกจากแอป ClickUp หรือย้าย Tab ไปหน้าอื่นเลย

Spreadsheets

ในด้านการจัดการข้อมูลในรูปแบบตาราง เช่น การเพิ่มข้อมูลหรือแก้ไขข้อมูลอย่างรวดเร็วในรูปแบบ Field, การลากครอบหลาย Fields เพื่อก๊อบปี้ข้อมูล และการคำนวนตามคอลัมน์เพื่อหา ผลลัพธ์รวม, ค่าเฉลี่ย หรือค่าสูงต่ำ ทั้งหมดนี้ ClickUp สามารทำได้เช่นกันด้วย Table View

แต่นอกจากนี้ถ้ามีข้อมูลที่เป็นรูปแบบตารางจาก Apps อื่นเช่น Airtable หรือ Google Sheets ก็สามารถ Embed มาแก้ไขและใช้งานได้ภายใน ClickUp เลย โดยสามารถทำได้ทั้งใน Doc และ Embed View

การรับส่งอีเมล์

สามารถเชื่อมต่อกับ Gmail และ Outlook เพื่อรับส่งอีเมล์ผ่าน Comment ใน Task ที่ต้องการได้เลย ซึ่งฟีเจอร์ที่ใช้งานคือ ClickUp Email

Event Calendar

สามารถเชื่อมต่อข้อมูล ClickUp กับ Google Calendar และ Outlook มาแสดงผลใน ClickUp ได้เลย

Integrations

นอกจากนี้ หากคุณใช้งาน Apps อื่นๆ ทั้งหัวข้อที่ผมได้เขียนถึงไปแล้วและยังไม่ได้เขียนถึง คุณสามารถทำการเชื่อมต่อการทำงาน และรับส่งข้อมูลกับ Apps เหล่านั้นได้ผ่านการ Integrations ที่ทาง ClickUp มีให้

ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถทำงานในที่เดียวได้หลากหลายมากยิ่งขึ้นนอกเหนือจากที่ผมกล่าวไปแล้ว เช่น Integration กับ Hubspot เพื่อเพิ่มเงื่อนไขในการทำ Automation หรือ การรับส่งข้อมูลจาก ClickUp Tasks ไปเป็น Hubspot Deals, Contacts, Tickets, Products, Companies เป็นต้น

หรือหากคุณมีการใช้งานขั้นสูงก็สามารถใช้งาน API ได้ผ่านการพัฒนาระบบขึ้นมาเอง หรือผ่าน zapier ก็ได้

ประหยัดไปได้เท่าไหร่กันนะ

ผมจะยกตัวอย่างสำหรับทีมขนาดเล็ก 3 คน และเลือกใช้ ClickUp Pricing ในแพ็กเกจ Business Plus ราคา $19 ต่อเดือน ต่อคน ต้องเสียค่าใช้จ่ายอยู่ที่ $57 ต่อเดือน ราวๆ 2,100 บาท

ฟีเจอร์AppPackageราคา
To-Do Lists หรือ ChecklistsNotes (iPHone)0
การแชทSlackPro (ถูกสุด)$7.25
Project ManagementAsanaBusiness$24.99
การจัดการเอกสาร ( Docs & Wikis )Google DocsFree0
การจับเวลาทำงาน ( Time Tracking )EverhourLite (ถูกสุด)$5
การทำการระดมสมอง ( Brainstorming )MiroStarter (ถูกสุด)$8
การตั้ง Goals และ OKRsLatticePerformance Management + OKRs & Goals$11
การ Capture หน้าจอ และอัดวีดีโอหน้าจอSnipaste + FastStone Captureopensource0
รวมรายจ่ายต่อคนต่อเดือน$56.24

จากรายจ่ายรวมของทีมงาน 3 คนจะได้ 56.24 x 3 = $168.72 หรือประมาณ 6,240 บาท

สามารถลดรายจ่ายต่อเดือนได้ 6,240 – 2,100 = 4,140 บาท

และจากความสามารถของแอปเดียวครองพิภพ ถ้าเพิ่ม Productivity ได้อีก 20% จริง และบริษัทคุณทีมงานทั้ง 3 คนเงินเดือน 20,000 บาท

จะช่วยประหยัดงบในด้านเวลาการทำงานไปได้อีก 20% คือ 20,000 x 3 x 20 / 100 = 12,000 บาท

รวมประหยัดไปทั้งสิ้นถึงเดือนละ 12,000 + 4,140 = 16,140 บาท 😱

**ผลลัพธ์นี้ อยู่บนสมมติฐานว่าคุณต้องใช้ Apps เหล่านี้แบบเสียเงินนะครับ และคุณใช้งาน ClickUp ได้เต็มประสิทธิภาพจนช่วยเพิ่ม Productivity ได้ 20% (แนวทางและแหล่งอ้างอิง) จริงๆ หากคุณไม่ได้ใช้ตามนี้ทั้งหมด ผมคิดว่าก็ยังช่วยประหยัดไปได้เยอะอยู่ดีครับ วัดจากประสบการณ์ของผมเองนะครับ

อีกด้านที่ยังไม่ได้พูดถึงแต่ช่วยประหยัดได้คือ Training cost เนื่องจากเป็นแอปเดียวครองพิภพ ที่มีการทำงานแทนที่ได้หลาย Apps ทำให้การอบรมทีมงานหรือพนักงานทำแค่ครั้งเดียว ไม่ต้องเสียเวลาและงบประมาณในการจัดอบรมหลายครั้งสำหรับหลาย Apps นั่นเอง

สรุป

จากการใช้งานด้านต่างๆ ตามหัวข้อที่กล่าวมา หากคุณใช้ในระดับเบื้องต้น ClickUp มีให้ใช้อย่างเพียงพอ แต่หากคุณต้องการใช้งานเฉพาะทางที่ลึกยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น Miro มีอีกหลายฟีเจอร์ในด้านการระดมสมองแบบเรียลไทม์เหนือจาก ClickUp หรือ Everhour ที่นอกจากจับเวลาการทำงานแล้ว ยังสามารถออกบิลเรียกเกิบเงินตามชั่วโมงการได้เลยด้วย แต่ถ้าในด้าน Project management แล้วละก็ ClickUp มีฟีเจอร์ให้ใช้งานเกิน Apps อื่นๆ แน่นอนครับ

เรียกว่า ถ้าคุณใช้งานในด้านต่างๆ ตามหัวข้อด้านบนแค่ระดับเบื้องต้น แต่จริงจังในด้าน Project management ล่ะก็คุณจะสามารถประหยัดไปได้เยอะเลยครับ แถมมี Productivity เพิ่มขึ้นอีก 20% ด้วย

อยากได้บทความเรื่องอะไร หรือ หัวข้อแนวไหน สามารถแนะนำกันมาได้ที่แบบฟอร์มนี้เลยครับ ซึ่งข้อมูลที่ส่งจากแบบฟอร์มนี้จะถูกไปสร้างเป็น Clickup Task และสั่งงานผม ให้อัตโนมัติเลยครับ

ใส่ความเห็น

อีเมลของคุณจะไม่แสดงให้คนอื่นเห็น ช่องข้อมูลจำเป็นถูกทำเครื่องหมาย *