หากคุณจะบริหารองค์กรคุณก็ต้องเข้าใจโครงสร้างองค์กรเสียก่อน ถ้าไม่เข้าใจคุณจะไม่สามารถบริหารบริษัทได้ เพราะคุณจะไม่รู้ว่าต้องสั่งงานใครเพื่อทำอะไร แผนกไหนมีหน้าที่อะไร การจะใช้ ClickUp ก็เช่นกัน คุณจำเป็นต้องเข้าใจโครงสร้างหลักที่เรียกว่า ClickUp Hierarchy ก่อน คุณจึงจะสามารถบริหารงานหรือโครงการของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ถ้าคุณยังไม่ได้สมัครชิก ClickUp แนะนำให้ไปสมัครก่อนนะครับ
👉 บทความสอนสมัคร และ ลิงก์สมัครฟรี ครับ
ClickUp Hierarchy คือ
อย่างที่เกริ่นไปตอนต้นนะครับว่า ClickUp Hierarchy นั้นเกี่ยวโยงกับการบริหารงาน เพราะเป็นเมนูในการเข้าถึงงานต่างๆ ที่มีอยู่ใน Workspace ของคุณ ซึ่งโครงสร้างในการเข้าถึงและจัดการงานจะมีหน้าตาเป็นลำดับชั้นดังภาพครับ
โดยคุณสามารถเข้าถึงงานได้จากบนลงล่างเหมือนกับการที่เราเข้าถึงไฟล์บนคอมพิวเตอร์เช่น จาก Drive C/D > Folder > ไฟล์
ซึ่งเมนูนี้บนแอปจะชื่อว่า Spaces ซึ่งจะอยู่บน Sidebar ดังภาพครับ (ปัจจุบัน ClickUp มี SideBar 2 เวอร์ชั่น คุณแค่มองหาเมนูที่ชื่อ Spaces ให้เจอครับ)
📝 Task
โดยผมขอเริ่มที่ล่างสุดก่อนคือ Task ซึ่งก็คืองานของคุณนั่นเองครับ ถ้าให้เทียบกับสิ่งที่คุ้นเคย Task ก็เหมือนกระดาษโน้ต ที่คุณสามารถใช้จด ชื่องาน, รายละเอียดงาน, ขั้นตอนการทำงาน หรือ เช็คลิสต์
ถ้าเทียบกับ Task บน ClickUp จะเห็นว่ามีฟิลด์ให้กรอกได้เหมือนกับกระดาษโน้ตเลยครับ แต่ ClickUp Task จะมีฟีเจอร์ในการจัดการงานหรือทำ Task Management อย่างครบครันเลย เช่น Status, Assignees, Due date, Priority, Tag และอื่นๆ
นอกจากนี้ Task ยังใช้เก็บข้อมูลได้ด้วย ที่ไม่ใช่แค่ตัวงาน เช่น Book Tracker, Contacts ดังภาพ
👍แนะนำ : รวม 27 วิธีสร้าง ClickUp Task ที่ช่วยให้ชีวิตง่ายขึ้น บางวิธีคุณอาจคาดไม่ถึง?
📒 List
กระดาษก็ต้องอยู่ในสมุดโน้ตใช้ไหมครับ สมุดก็คือ List ที่เป็นบ้านของ Task ต่างๆ ที่รวมงานพวกเดียวกันไว้ด้วยกัน เช่น
- List – ✅ To Do : รวมงานขั้นตอนเดียวไว้ด้วยกัน,
- List -📅 Events : รวมงานที่เป็นกิจกรรมไว้ด้วยกัน,
- List – 📑 Projects – รวมงานที่มีหลายขั้นตอนไว้ด้วยกัน
- เป็นต้น
ซึ่งถ้าอยู่บนเมนูจะเป็นดังภาพนี้ครับ
📂 Folder
เมื่อมีสมุดก็ต้องมีที่เก็บสมุดอย่างแฟ้มหรือชั้นหนังสือใช่ไหมครับ ซึ่งก็เปรียบได้กับ Folder นั่นเอง ที่มีหน้าที่เก็บ List งานกลุ่มเดียวกันเอาไว้ด้วยกัน
ตัวอย่างเช่น Folder ชื่อ Jobs ที่เก็บ List งานของคุณเอาไว้ หรือ Folder ชื่อ Tracker ที่เก็บสิ่งต่างๆ ที่คุณต้องการ Track เอาไว้
ซึ่งถ้าคุณสนใจใช้งาน List ต่างๆ เหล่านี้ผมมีสอนทั้งหมดใน คอร์ส – บริหารงานและชีวิตได้ครบ จบในที่เดียว ด้วย ClickUp Digital Planner (E-Planner) แถมใช้งานได้ฟรี! อีกด้วย
🪐 Space
ถัดมาที่ระดับสูงขึ้นก็คือ Space ซึ่งเป็นระดับที่เก็บ Foder และ List เอาไว้ ซึ่งก็เปรียบได้กับพื้นที่ทำงานของคุณ เช่น แผนกของคุณ โดยอาจจะแบ่งได้ตาม
- แบ่งตามแผนกหรือหน่วยงาน เช่น การเงิน, HR, Marketing, Sale เป็นต้น
- แบ่งตามทีม เช่น ทีมออกแบบ, ทีมการตลาด, ทีม Dev. เป็นต้น
- แบ่งตามประเภทงาน เช่น งานซัพพอร์ตลูกค้า, งานผลิตสินค้า, Productions, Growth หรือ Planner สำหรับงานส่วนตัวของคุณ
และแต่ละ Space ยังสามารถตั้งค่าฟีเจอร์ในการใช้งานได้แตกต่างกันด้วย เช่น Space งานซัพพอร์ตลูกค้า ต้องมีการเปิดใช้งาน ฟีเจอร์อีเมล์เพื่อเอาไว้คุยกับลูกค้า แต่ Space งานผลิตสินค้าไม่จำเป็นต้องใช้ เราก็ไม่ต้องเปิดฟีเจอร์อีเมล์ให้มีปุ่มหรือ UI อะไรรกเกินมาโดยไม่จำเป็น ซึ่งก็คือหลักการเพิ่ม Productivity อย่างหนึ่ง โดย ตัดสิ่งไม่จำเป็นออกไปให้มากที่สุด
ถ้ายกตัวอย่างให้เห็นภาพก็คือ บางแผนกต้องใช้เครื่องถ่ายเอกสาร บางแผนกไม่ต้องใช้ ก็ไม่ควรจะเอาเครื่องถ่ายเอกสารไปวางให้เกะกะ แถมไม่ต้องเปลืองต้นทุนโดยใช่เหตุด้วยใช่ไหมครับ
Workspace
ถ้า Space คือแผนกของคุณ Workspace ก็คือออฟฟิศคุณนั่นเอง ที่รวบรวม ทุกๆ หน่วยงาน, ทุกทีม และทุกๆ งาน ไว้ภายใน และถ้าคุณใช้ CilckUp จัดการชีวิตส่วนตัว Workspace ก็จะคือบ้านหรือครอบครัวคุณนั่นเอง ซึ่งสรุปภาพรวมทั้งหมดได้ดังภาพนี้ครับ
สรุป
การที่คุณจะใช้งาน ClickUp ได้ราบรื่น การออกแบบเมนู Hierarchy จะเป็นตัวช่วยหลักเลยครับ เพราะจะช่วยลดความสับสนและประหยัดเวลาในการสั่งงานหรือติดตามงาน ให้กับ Leader, Manager หรือ Director อย่างมากเลยครับ
