สำรวจพบ สูญเวลางานไปถึง 6.3 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ กับการสื่อสารแย่ๆ แถมขาดทุนไม่รู้ตัว

จากที่ผมได้ไปอ่านบทความหนี่งใน ClickUp Blog และได้มีการอ้างอิงถึงงานสำรวจที่น่าตกใจมากงานหนึ่ง ที่รายงานว่าบริษัทในอเมริกาสูญเงินไปกว่า 11,000 ดอลลาร์ต่อพนักงานหนึ่งคนในทุกๆ ปี ด้วย Waste Time ที่มากถึง 6.3 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ (เกือบ 1 วัน) ซึ่งต้นเหตุมาจากปัญหาการสื่อสารและการทำงานร่วมกันอย่างไม่มีประสิทธิภาพ (ineffective communications and collaborations) บทความนี้จึงต้องการช่วยให้คุณทราบถึงสาเหตุและแนวทางแก้ไขปัญหา ที่แสนจะไม่ Productive นี้

สารบัญ

ความเป็นมา

ผลสำรวจ “รายงานด้านเทคโนโลยีการสื่อสารและประสิทธิภาพการทำงานในสถานที่ทำงาน (Workplace Productivity and Communications Technology Report) อ้างอิง” ในปี 2017 จากเว็บไซต์ webtorials.com ซึ่งเป็นเว็บที่ให้บริการด้านการวิจัยเชิงลึก การวิเคราะห์ และการรายงานเกี่ยวกับเทคโนโลยีปัจจุบันและเทคโนโลยีสมัยใหม่

โดยรายงานกล่าวว่า ยุคนี้ผู้คนมีการติดต่อสื่อสารหลากหลายช่องทาง เช่น การประชุมปกติ การประชุมออนไลน์ อีเมล์ การส่งไฟล์ การโทร การแชร์หน้าจอแบบเรียลไทม์ การเข้าถึงฐานข้อมูล เว็บไซต์ และการใช้แอปแชทต่างๆ เช่น Line นอกจากนี้ยังมีอุปกรณ์อื่นๆ ที่สามารถสื่อสารได้อีกมากมาย

ทำให้เกิดความท้าทายอย่างมากกับการสื่อสารในการทำงานเพื่อให้มีประสิทธิภาพสูงสุด จึงเป็นที่มาของการสำรวจนี้

แม้ข้อมูลจะสำรวจตั้งแต่ปี 2017 แต่ปัญหานี้ยังคงอยู่ และเป็นสิ่งที่ productivetogo ให้ความสำคัญมาก เนื่องจากทางแก้ปัญหาที่ให้ผลดีที่สุดทางหนึ่ง ก็คือการสื่อสารและทำงานผ่านเครื่องมือที่เรียกว่า Project/Task Management Tools ซึ่งหากคุณยังไม่ได้ใช้งาน คุณอาจกำลังเผชิญปัญหาเหล่านี้อยู่

และที่น่าตกใจคือ บริษัท MSMEs ในประเทศไทยที่ใช้เครื่องมือเหล่านี้อาจจะมีน้อยกว่า 16.85% [เพิ่มเติม 1] ของจำนวนบริษัททั้งหมดที่มีมากกว่า 3 ล้านราย และมีพนักงานรวมกันถึง 12 ล้านคน [เพิ่มเติม 2] ซึ่งน่าประหลาดใจตรงที่เพิ่งผ่านช่วง Work From Home หรือ New Normal ที่เป็นช่วงที่ทั้งโลกให้ความสำคัญกับการหาเครื่องมือต่างๆ มาช่วยในการทำงาน แต่อาจจะเพราะผู้ประกอบการในประเทศไทยยังไม่ตระหนักถึงคุณประโยชน์ของเครื่องมือเหล่านี้ จึงอาจคิดว่าเป็นการลงทุนที่ไม่คุ้มค่า สู้เก็บเงินแบบระมัดระวังตัวในช่วงเศรษฐกิจขาลงดีกว่า ซึ่งหารู้ไม่ว่าอาจส่งผลให้ขาดทุนต่อเนื่องโดยไม่รู้ตัว

[เพิ่มเติม 1] 16.85% คือ ผู้ประกอบการ MSMEs ที่มีทักษะในด้านดิจิทัลและด้านความรู้พื้นฐานทางธุรกิจที่สูงเพียงพอที่จะตระหนักถึงความสำคัญและมีความสามารถในการนำเครื่องมือ Project management tool มาใช้ในองค์การ แต่ตัวเลขนี้ไม่จำเป็นว่าจะต้องใช้งาน Project management tool แล้วจริงๆ ดังนั้นจึงประมาณได้ว่า บริษัทที่ใช้งานจริงๆ นั้นน้อยกว่า 16.85%
[เพิ่มเติม 2] รายงานสถานการณ์ MSMEs ปี 2023 (พ.ศ. 2566)

แนะนำ : คลิปการเริ่มใช้งาน ClickUp เพื่อ Work from Home แบบเร่งด่วน

ข้อมูลผู้ตอบแบบสอบถาม

พนักงานบริษัท 906 ราย จากทั้ง สหรัฐอเมริกา อังกฤษ ฝรั่งเศษ เยอรมนี และประเทศอื่นๆ
อายุ
- 17% – อายุน้อยกว่า 30 ปี
- 35% – อายุระหว่าง 31 ถึง 40 ปี
- 25% – อายุระหว่าง 41 ถึง 50 ปี
- 23% – อายุมากกว่า 51 ปี
ขนาดบริษัทของผู้ตอบแบบสอบถาม
- 32% – ทำงานในบริษัทขนาดใหญ่ ที่มีพนักงานมากกว่า 2,500 คน
- 26% – ทำงานในบริษัทขนาดกลาง ที่มีพนักงาน 500 ถึง 2,499 คน
- 42% – ทำงานในบริษัทขนาดเล็ก ที่มีพนักงานน้อยกว่า 500 คน

การสอบถาม

การศึกษานี้ต้องการสำรวจว่าคนทำงานสื่อสารกันอย่างไร มีประสิทธิภาพแค่ไหน และใช้เวลานานแค่ไหนที่พวกเขาใช้สื่อสารในแต่ละช่องทาง

ซึ่งมีช่องทางทั้งหมดดังนี้

อีเมล์
ประชุมออฟไลน์
โทรศัพท์สำนักงาน
โทรศัพท์มือถือ
ประชุมออนไลน์
การทำงานเอกสารร่วมกันแบบเรียลไทม์ หรือ การแชร์หน้าจอ
แชท หรือ การส่งข้อความ

คำถาม 1 : ใช้เวลากับแต่ละช่องทางกี่นาทีต่อวัน

โดยให้ผู้ตอบแบบสอบถามระบุเวลาโดยประมาณในแต่ละวัน

จะเห็นว่าการโทร รวมทั้งโทรศัพท์สำนักงานและมือถือใช้เวลามากถึง 95 นาที รองมาจึงเป็น อีเมล์ที่ 80 นาที
และหากดูการสื่อสารผ่านช่องทางออนไลน์อื่นๆ ที่ไม่ใช่ช่องทางอีเมล์ เช่น ประชุมออนไลน์, การแชร์เอกสารหรือหน้าจอ และการแชท เมื่อรวมกันจะมากถึง 117 นาทีเลยทีเดียว ดังนั้น ช่องทางสื่อสารผ่านออนไลน์จึงมีความสำคัญอย่างมากอยู่ดี ถึง 22% ดังภาพด้านล่าง

จากคำตอบถ้ามาคำนวณในรูปแบบเปอร์เซ็นต์ว่าใช้เวลาหนึ่งวันไปกับอะไรบ้างจะได้กราฟดังนี้

ซึ่งสิ่งที่น่าตกใจคือเวลาที่ใช้ทำงานจริงๆ ไม่ใช่การสื่อสารมีเพียงแค่ 31% ซึ่งยังไม่ถึง 1 ใน 3 ของเวลาทำงานทั้งวันเลย 😲

คำถาม 2 : ให้คะแนนด้านประสิทธิภาพในการสื่อสารแต่ละช่องทาง ว่าช่วยให้งานเสร็จได้กี่เปอร์เซ็นต์

โดยคำตอบจะเป็นคะแนนดังนี้

100% – มีประสิทธิภาพสุดๆ ไม่เสียเวลาเปล่าเลย
90% – เกือบจะเต็มประสิทธิภาพ มีเสียเวลาแต่น้อยมาก
75% – ค่อนข้างมีประสิทธิภาพ แต่ก็เสียเวลาไปบ้าง
50% – ไม่มีประสิทธิภาพมากนัก เสียเวลาไปมาก
25% – ไม่มีประสิทธิภาพ เสียเวลาไปมาก
0% – เสียเวลาไปหมดอย่างไร้ค่า

จากผลการให้คะแนนจะพบว่า คะแนนน้อยที่สุดคือ 75.3% และสูงที่สุดอยู่ที่ 81.4% ซึ่งเฉลี่ยได้คะแนน 78.35% เท่ากับไร้ประสิทธิภาพไปถึง 21.65%

ซึ่งหากนำคะแนนที่ได้มาแปลงเป็นจำนวนชั่วโมงสูญเปล่าต่อวันจะได้ดังตารางต่อไปนี้

ซึ่งจะเห็นว่าสูญเวลาไปเฉลี่ย 1.26 ชั่วโมงต่อวันหรือ 6.3 ชั่วโมงต่อสัปดาห์เลยทีเดียว

ผลกระทบทางเศษรฐกิจที่เกิดจากการไร้ประสิทธิภาพในการสื่อสาร

เพื่อที่จะหาต้นทุนที่สูญเสียไปจากการไร้ประสิทธิภาพนี้ จะต้องคำนวณจากชั่วโมงการทำงาน ซึ่งผู้ตอบแบบสอบถามได้ระบุเวลาทำงาน และเงินเดือน ซึ่งเฉลี่ยได้ดังนี้

เวลาทำงานเฉลี่ย 43.96 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ทำงาน 5 วันจะได้ 8.8 ชั่วโมงต่อวัน
เงินเดือนต่อปีเฉลี่ยอยู่ที่ 75,888 ดอลลาร์สหรัฐ

ซึ่งต้นทุนที่บริษัทต้องจ่ายจริงมากกว่าเงินเดือนเฉลี่ย เพราะยังไม่รวมถึง ภาษี และสวัสดิการต่างๆ ซึ่งข้อมูลอุตสาหกรรมของสหรัฐอเมริกาในปีใกล้เคียงกับ 2007 ระบุไว้ว่ามากกว่าเงินเดือนประมาณ 1.25 – 1.4 เท่า บางบริษัทอาจสูงถึง 2.7 เท่า และจากข้อมูลของสำนักงานสถิติแรงงานของสหรัฐอเมริการะบุไว้ที่ 1.32 – 1.67 ถ้าเฉลี่ยจะได้ที่ 1.43 ดังนั้น งานสำรวจนี้เลยเลือกค่าเฉลี่ยที่ 1.4 เท่า เพราะถือเป็นค่าที่อยู่ในทั้ง 2 ช่วงของแหล่งข้อมูลพอดี

ดังนั้นผลกระทบที่ได้จึงเป็นดังนี้

บริษัทจึงต้องเสียเงินต่อเดือนหลังคูณ 1.4 เป็นจำนวน 106,243.2 ดอลลาร์สหรัฐต่อปี
จากตารางชั่วโมงสูญเปล่า เฉลี่ยอยู่ที่ 1.26 ชั่วโมงต่อวัน ซึ่งจะเท่ากับเสียเวลาเปล่าไป 14.32% ต่อวัน ซึ่งก็คือจำนวนเงินที่สูญเปล่าไปกับการไร้ประสิทธิภาพในการสื่อสาร
ดังนั้น จะสูญเงินไปทั้งสิ้น 15,214.03 ดอลลาร์สหรัฐต่อปี หรือประมาณ 5 แสนบาทไทย 😱 นี่สำหรับพนักงานเพียง 1 คนนะครับ

ต่อไปผมลองไปหาข้อมูลมาเปรียบเทียบกับประเทศไทยดู ซึ่งได้ข้อมูลมาดังนี้

ข้อมูลมาจากหลายแหล่งที่ ChatGPT รวบรวมมาให้ซึ่งอยู่ในช่วงปี 2023 และก่อนหน้าไม่มากนัก

โดยต้นทุนที่บริษัทต้องจ่าย (ไม่นับเงินเดือน) จะมีรายการหลักๆ ดังนี้

ประกันสังคม: นายจ้างต้องจ่ายประกันสังคม 5% ของเงินเดือนพนักงาน โดยมีเพดานการจ่ายอยู่ที่ 750 บาทต่อเดือน (กรณีฐานเงินเดือนไม่เกิน 15,000 บาท)
กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (ถ้ามี): ขึ้นอยู่กับนโยบายของแต่ละบริษัท โดยปกติมักจะอยู่ระหว่าง 2% ถึง 15% ของเงินเดือน
กองทุนเงินทดแทน: ประมาณ 0.2% ถึง 1% ของเงินเดือนพนักงาน ขึ้นอยู่กับประเภทของงานและความเสี่ยง
ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา: แม้ภาระนี้จะตกอยู่ที่พนักงาน แต่บางบริษัทอาจมีการช่วยเหลือจ่ายภาษีให้พนักงานเป็นสวัสดิการเพิ่มเติม

โดยทั่วไปแล้ว บริษัทในประเทศไทยอาจมีต้นทุนเพิ่มเติมจากเงินเดือนอยู่ที่ประมาณ 10% ถึง 20% ของเงินเดือน ซึ่งเท่ากับ 1.1 – 1.2 เท่าของเงินเดือนพนักงาน

จากนั้นผมจึงสำรวจหาค่าเฉลี่ยของเงินเดือนพนักงาน ผมเลือกจากพนักงานในสายงานทั่วไป ซึ่งมีจำนวนมากที่สุด และเงินเดือนเฉลี่ยน้อยที่สุดด้วย ซึ่งจะช่วยให้คุณเห็นขั้นต่ำของต้นทุนสูญเปล่าว่าน่าตกใจหรือไม่

อายุน้อยกว่า 30 ปี เงินเดือนเฉลี่ยในสายงานทั่วไปคือ 20,000 บาท (17%)
อายุระหว่าง 31 ถึง 40 ปี เงินเดือนเฉลี่ยในสายงานทั่วไปคือ 40,000 บาท (35%)
อายุระหว่าง 41 ถึง 50 ปี เงินเดือนเฉลี่ยในสายงานทั่วไปคือ 50,000 บาท (25%)
อายุมากกว่า 51 ปี เงินเดือนเฉลี่ยในสายงานทั่วไปคือ 60,000 บาท (23%)

ผลการคำนวณ

ผมจึงคำนวณเงินเดือนเฉลี่ยมาได้ที่ 43,700 บาท ดังนั้น เงินเดือนต่อปีจะเท่ากับ 524,400 บาทต่อปี
และประเทศไทยทำงานเฉลี่ยสัปดาห์ละ 44 ชั่วโมง ทำงาน 5 วันต่อสัปดาห์จะทำงานทั้งสิ้น 8.8 ชั่วโมงต่อวัน

ดังนั้นผลกระทบที่ได้จึงเป็นดังนี้

ผมเลือกตัวคูณเงินเดือนที่ 1.2 เท่า ดังนั้นบริษัทจึงต้องเสียเงินต่อเดือนเป็นจำนวน 629,280 บาทต่อปี
จากตารางชั่วโมงสูญเปล่าเฉลี่ยอยู่ที่ 1.26 ชั่วโมงต่อวัน ซึ่งจะเท่ากับเสียเวลาเปล่าไป 14.32% ต่อวัน ซึ่งก็คือจำนวนเงินที่สูญเปล่าไปกับการไร้ประสิทธิภาพในการสื่อสาร
ดังนั้น จะสูญเงินไปทั้งสิ้น 90,112.896 บาทต่อปีต่อพนักงานเพียง 1 คน (และยังเป็นแค่พนักงานในสายงานทั่วไปด้วย ยังไม่นับสายวิชาชีพเฉพาะทางและระดับผู้จัดการขึ้นไปเลย)
และจากสถิติคร่าวๆ ที่ผมพูดถึงไปแล้วว่า MSMEs ในไทยอาจจะใช้งาน Project management tools ไม่ถึง 16.85% ผมอยากให้ลองคิดเล่นๆ ดูว่า จากพนักงาน 12 ล้านคนที่เป็นของ MSMEs ในไทย จะพบปัญหานี้ถึง 83.15% หรือเป็นจำนวนประมาณ 9.9 ล้านคน ไม่อยากจะคิดเลยถ้าลองเอา 90,112.896 บาท ไปคูณจำนวนพนักงานดูจะเสียหายเท่าไหร่ 😱

สาเหตุที่ทำให้ไร้ประสิทธิภาพในการสื่อสาร

แล้วก็มาถึงสาเหตุต่างๆ ที่เป็นต้นต่อของการขาดทุนเวลาที่น่าตกใจนี้

ใช้ช่องทางการสื่อสารที่ไม่เหมาะสมกับงานที่ทำ เช่น ใช้อีเมล์แทนการแชท เพราะพบข้อความสั้นๆ มากมายเมื่อดูประวัติการใช้งานอีเมล์
การส่งข้อความที่มีทั้งเรื่องงานและเรื่องส่วนตัวปะปนกันไป
การแบ่งงานที่ไม่ชัดเจน และไม่ระบุว่าใครรับผิดชอบอย่างแท้จริง
อธิบายงานไม่ชัดเจน ทำให้เสียเวลาไปกับการที่ต้องใช้ช่องทางติดต่อต่างๆ เพื่อสอบถามขอคำอธิบาย หรือบางทีอาจถึงขั้นต้องจัดการประชุม
สับสนว่างานใดต้องทำก่อนและหลัง
มีอีเมล์ใน Inbox มากเกินไป ซึ่งส่งผลให้
- การที่มีอีเมล์จำนวนมากทำให้ต้องเสียเวลาหาอีเมล์ที่ต้องการจะสื่อสารเรื่องงาน ไม่ใช่แค่ทำให้เสียประสิทธิภาพ ยังส่งผลด้านอารมณ์ชวนให้หงุดหงิดด้วย
- นอกจากนี้ก่อนส่งทุกครั้ง คุณต้องเสียเวลาตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณส่งไปยังที่อยู่อีเมลที่ถูกต้อง
- การสั่งงานในอีเมล์ทำให้เสียสมาธิไปกับเมล์ที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานได้ง่าย
- หากเป็นงานด่วน การรอคอยแจ้งเตือนอีเมล์แต่กลับได้การแจ้งเตือนโฆษณา ยิ่งทำให้เสียเวลาและหงุดหงิด
การประชุมที่ไม่จำเป็น เช่น การบรรยายสรุปแผนงาน, การอธิบายงาน, การอัปเดตสถานะงาน เป็นต้น
- ยังไม่นับรวมเวลาที่ต้องเสียไปกับ การเตรียมการต่างๆ ตั้งแต่ นัดหมาย, จองห้อง, ทำ agenda, ทำรายงานประชุม และอื่นๆ
- นอกจากนี้ ความเงียบ และ การนอกเรื่อง ที่มักเกิดขึ้นในที่ประชุม ก็อาจจะทำให้การประชุมไม่สิ้นสุด และเสียเวลาไปเปล่าๆ

หากคุณหรือทีมงานของคุณได้ประสบพบเจอกับสาเหตุสักข้อหนึ่งข้างบน ผมแนะนำว่าคุณคงต้องเตรียมตัวทำความรู้จักกับ Project management tools แล้วล่ะครับ

แนวทางป้องกันด้วย Project Management Tools

Project management tools คือ เครื่องมือออนไลน์ที่จะมาช่วยคุณและทีมงานจัดการงาน ทั้งงาน Operations และ Projects ให้ดำเนินไปได้อย่างราบรื่น ด้วยฟีเจอร์ในด้านต่างๆ เช่น Communication (การสื่อสาร) และ Collaboration (การทำงานร่วมกัน) ที่เป็นปัญหาหลักของงานสำรวจนี้, Task Management (การจัดการงาน), Project management (การจัดการโครงการ), Time Tracking (การติดตามเวลา), File Sharing (การแชร์ไฟล์), Reporting (รายงาน) และอื่นๆ อีกมากมาย

ซึ่ง Project management tools ก็มีอยู่หลากหลายผู้ให้บริการเช่น ClickUp, Jira, Asana, Monday.com, Trello, Basecamp, Wirke เป็นต้น ซึ่งผมจะยกตัวอย่างฟีเจอร์ต่างๆ อ้างอิงตาม ClickUp ทั้งหมด เนื่องจากเป็น Tool ที่มีฟีเจอร์ครบครันมากและผมเชี่ยวชาญที่สุด

ฟีเจอร์ Comment และ Chat View

Comment – ช่วยให้คุณและทีมงานพูดคุยเรื่องงานได้ใน Task งานที่กำลังทำอยู่โดยตรง ซึ่งหมดปัญหาเรื่องพูดคุยผิดช่องทางได้เลย แถมข้อมูลหรือข้อความทั้งหมดก็จะถูกเก็บไว้ที่ Task นั้นๆ เท่านั้น ทำให้ไม่ต้องสับสนว่าคำถามหรือคำตอบนี้เป็นของงานใด อย่างที่มักสับสนกันในการคุยผ่าน Line กลุ่ม
- และต่อให้พูดคุยอยู่ใน Task เดียวกันก็อาจมีปัญหา เมื่อมีคำถาม Comment มามากกว่า 1 คำถาม เมื่อมีการตอบเกิดขึ้นอาจจะสับสนได้ว่า คือคำตอบของคำถามใด ซึ่งก็แก้ไขได้ด้วยการ Reply ที่เหมือนกันกับใน Facebook ที่สามารถตอบใต้ Comment ที่ต้องการได้โดยตรงเลย ทำให้ไม่สับสนแน่นอน
Chat View – ถ้า Comment ช่วยให้คุณและทีมงานพูดคุยกันในระดับ Task สำหรับ Chat View ก็จะช่วยให้คุณพูดคุยกันในระดับโครงการ
และสำหรับปัญหาการพูดคุยเรื่องส่วนตัวปะปนกับเรื่องงาน ก็ถูกป้องกันได้ด้วยฟีเจอร์ทั้ง 2 เช่นกัน เนื่องจาก การพูดคุยทั้งหมดจะถูกเปิดเผยให้ทีมงานทุกคนเห็น รวมถึงหัวหน้าของคุณด้วย ดังนั้น การจะหลุดไปคุยเล่น หรือ คุยนอกเรื่องงาน อาจจะทำให้คุณหรือทีมงานรู้สึกไม่สะดวกใจนัก เพราะมีหลายสายตาจับจ้อง 😄 โดยเฉพาะจากบอสของคุณ

ฟีเจอร์ Task Management

Task Management คือฟีเจอร์ในการจัดการตัวงานหรือตัว Task ได้อย่างครบครันดังนี้

Assignee – ช่วยแก้ปัญหาการแบ่งงานที่ไม่ชัดเจน โดยระบุได้โดยตรงเลยว่าให้ใครรับผิดชอบงานนี้บ้าง
Task Description – สามารถกรอกข้อมูลที่จำเป็นต่างๆ เกี่ยวกับเนื้อหาหรือคำสั่งงาน โดยมี Text Editor ให้ปรับแต่งข้อความได้หลากหลาย จะเน้นข้อความตรงไหน จะแบ่งสัดส่วนอย่างไร เรียกว่าเป็นเหมือน MS-Word ที่ผูกติดอยู่กับ Task นั้นๆ เลย ไม่ต้องออกไปเปิดที่ไหนอีก หรือจะสร้าง Template ก็ได้ เพื่อให้มีฟิลด์ในการกรอกข้อมูลที่ครบถ้วน คำสั่งจะได้ไม่ตกหล่นสิ่งใดไป
Due date – สามารถกำหนดวันส่งมอบงานได้เลย ไม่ต้องมาคอยถามไถ่กันอีก
Priority – ระบุความสำคัญของงาน งานไหนด่วนกว่า สามารถระบุได้เลย และทุกๆ คนก็จะรู้ได้ทันที ไม่ต้องสับสนหรือคิดเองว่างานใดด่วนหรือสำคัญ
Dependency – คือตัวป้องกันการสับสนของทีมงานว่า ต้องทำงานไหนก่อน งานไหนหลัง หาก Task ที่ถูกตั้งค่าให้ทำก่อนยังไม่ Completed ก็จะส่งผลให้ Task ที่อยู่ขั้นตอนหลังๆ ไม่สามารถ Completed ได้ ซึ่งจะช่วยให้หมดปัญหาการทำงานข้ามขั้นตอนไปได้อย่างถาวร
- สามารถระบุงานก่อนหลังได้ง่ายๆ ด้วย Gantt
- งานที่มีไอคอนสีแดง คืองานที่จะต้องทำให้เสร็จก่อนงานที่มีไอคอนสีเหลือง (รูปด้านบน) เท่านี้คุณก็รู้แล้วว่าต้องทำงานไหนก่อน

หากคุณใช้งานทั้งฟีเจอร์ Comment, Chat View และ Task management คุณก็ไม่จำเป็นต้องใช้อีเมล์ในการสั่งงานหรือสื่อสารเรื่องงานอีกต่อไป ทำให้หมดปัญหาทุกด้านเกี่ยวกับอีเมล์ เช่น อีเมล์เยอะเกินไป, หาอีเมล์ไม่พบ, อีเมล์โฆษณารบกวนสมาธิ และอื่นๆ

ฟีเจอร์ Email

คุณอาจจะงงเพราะในหัวข้อก่อนหน้า ผมบอกว่าไม่จำเป็นต้องใช้อีเมล์สั่งงานอีกต่อไป แล้วทำไมถึงมีฟีเจอร์ Email อีก?

อย่าลืมว่าแม้คุณจะไม่ได้ใช้อีเมล์ในการสั่งงานหรือคุยงานกับทีมแล้ว แต่อีเมล์ก็ยังจำเป็นในการใช้พูดคุยสื่อสารกับคนภายนอกองค์กร เช่น ลูกค้า ดังนั้นต่อให้คุณทำงานกับทีมผ่าน Project management tools แล้ว ก็ยังอดไม่ได้ที่จะต้องเจอปัญหาจากการใช้อีเมล์ในขณะที่จะต้องส่งอีเมล์เพื่อคุยกับลูกค้า

ดังนั้น ClickUp จึงสร้างฟีเจอร์ ClickUp Email นี้ขึ้นมาเพื่อแก้ปัญหา โดยฟีเจอร์นี้จะอนุญาติให้คุณเชื่อมต่อ ClickUp เข้ากับบัญชีอีเมล์ของคุณ และเมื่อเชื่อมต่อแล้ว การพูดคุยผ่าน Comment ของ Task นั้นจะกลายเป็นการตอบโต้ไปยังอีเมล์ของลูกค้าให้อัตโนมัติ ทั้งรับและส่งอีเมล์ โดยคุณไม่ต้องไปเข้า Gmail หรือ Outlook เลย

ฟีเจอร์ Notification หรือ Inbox

หากคุณใช้งานอีเมล์หรือแอปแชทต่างๆ ในการติดต่อพูดคุยจนชินกับการเด้งแจ้งเตือน เมื่อมีคนตอบคำถามคุณกลับ คุณก็ไม่ต้องกังวลไปว่า Project Management Tools จะไม่มีคุณสมบัตินี้ ซึ่งหากคุณใช้งาน ClickUp ก็จะมีการแจ้งเตือนผ่านทั้งทาง PC และมือถือเช่นกัน

ฟีเจอร์ Board (Kanban), Gantt และ Calendar View

ฟีเจอร์เหล่านี้ทำหน้าที่ในด้านการแสดงความคืบหน้างาน หรือ และแผนงาน ทำให้คุณไม่ต้องไปเสียเวลากับการประชุมที่เปล่าประโยชน์อีก ไม่ว่าจะทางโทรศัพท์, Zoom หรือ ประชุมแบบออฟไลน์

Board (หลายที่เรียก Kanban) – จะช่วยให้คุณรู้ได้ทันทีว่า งานใดอยู่ในสถานะใดบ้าง และแต่ละสถานะมีอีกกี่งานกำลังดำเนินอยู่ แถมช่วยให้คุณลากงานไปยังสถานะใหม่ได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว
Gantt – ช่วยให้คุณเห็นแผนงานว่ากำลังดำเนินงานถึงไหน, เสร็จไปแล้วกี่เปอร์เซ็นต์, จะต้องเสร็จสิ้นวันไหน หรือ แม้แต่ดูว่าโครงการจะเสร็จทันหรือไม่
Calendar – ช่วยให้คุณดูงานในรูปแบบปฏิทิน โดยดูได้ตั้งแต่ระดับ 1 วัน, 4 วัน, 1 สัปดาห์ และ 1 เดือนเลย (หากคุณยังใช้กระดานไวท์บอร์ดอยู่ ก็สามารถใช้ Calendar แทนได้เลย)

จากตัวอย่างฟีเจอร์และคำอธิบายผมพูดถึงแค่เพียงคร่าวๆ นะครับ เพราะจริงๆ แล้วแต่ละฟีเจอร์ทำอะไรได้มากกว่านี้อีกเยอะเลย

คุณสามารถเริ่มต้นใช้งานได้ฟรีตลอดชีพสำหรับแผน Free Forever เลยครับ ถึงแม้จะฟรี! แต่ก็มีฟีเจอร์ให้ใช้งานได้มากกว่า 50% ของฟีเจอร์บนแผนพรีเมียมเลยนะครับ  
👉สมัคงง่ายๆ ได้ตามบทความนี่เลยครับ สมัครสมาชิก ClickUp

สรุป

บทความนี้เป็นบทความแรกในซีรีย์ที่จะรวบรวมงานวิจัยหรืองานสำรวจ ในด้านการสูญเปล่าของเวลาทำงาน (Waste Time) ที่อยู่ในหมวดของการเพิ่ม Productivity และแก้ปัญหาด้วย Project Management Tools ซึ่งหากคุณใช้งาน ClickUp ก็สามารถใช้ฟีเจอร์ตามที่ผมบอกมาแก้ไขและป้องกันปัญหาได้เลย หรือหากคุณใช้ Tools ตัวอื่นอยู่ ก็ลองหาฟีเจอร์ที่มีความสามารถใกล้เคียงกันมาใช้แก้ปัญหาดูได้ครับ แต่ถ้าที่คุณใช้อยู่ไม่มีฟีเจอร์เหล่านั้น ลองเปิดใจให้ ClickUp ดูครับ สามารถช่วยลด Waste Time ได้เยอะจริงๆ แล้วเอาเวลาที่ได้ ไปพัฒนาตนเอง หรือ ทำสิ่งที่มีความสุขดีกว่าครับ 🎉

👍บทความแนะนำ