Skip to content
Home    »   รวมบทความเกี่ยวกับ Productive Life และการใช้ ClickUp    »   ClickUp To Go ( tutorial / วิธีใช้ )    »   สร้างรายการสิ่งของด้วย ClickUp เพื่อชีวิตที่ Productive ยิ่งขึ้น

สร้างรายการสิ่งของด้วย ClickUp เพื่อชีวิตที่ Productive ยิ่งขึ้น

how to clickup list inventory

ถ้าพูดถึงการทำสต็อกของใช้ในบ้านแล้ว น่าจะมีน้อยคนนักที่ทำ เพราะในตอนต้นอาจจะยุ่งยากและใช้เวลาสักหน่อย แต่สำหรับชาว Productive อย่างเรา นี่คือสิ่งจำเป็นที่จะช่วยให้ชีวิตและการจัดการสิ่งต่างๆ ในบ้าน ทำได้สะดวกและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ไม่ว่าจะเป็นในเรื่อง ความสวยงาม, การจัดการที่ง่าย, การค้นหาที่รวดเร็ว หรือแม้กระทั่งช่วยประหยัดเงิน ในการที่จะต้องซื้อของบางอย่างใหม่ ทั้งๆ เรามีอยู่แล้วแต่เราอาจจะลืมหรือหาไม่พบ

ตัวอย่างเหตุการณ์ที่ทำให้จำเป็นต้องทำ “รายการสิ่งของ”

สำหรับคนที่ชอบเก็บกล่องของสินค้า และอะไหล่หรืออุปกรณ์อะไรที่แถมมาไว้ภายในกล่องอย่างผม บางครั้งผมถนอมกล่องมากกว่าตัวสินค้าซะอีก ไม่รู้เหมือนกันว่าทำไม (แต่อาจจะเพราะว่ามันสวย😊)

ซึ่งก็มีหลายครั้งที่ลืมว่าภายในกล่องนั้นมีอะไรที่สามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้อีก ถูกเก็บไว้แบบลืมไปเลย อย่างเช่น เมื่อไม่นานมานี้ผมเพิ่งกลับไปเปิดกล่องโทรศัพท์เครื่องเก่าอย่าง iphone X แล้วพบว่ามีหูฟังใหม่เอี่ยม 🎧 ที่แถมมากับเครื่อง แบบยังไม่เคยใช้งานเลยอยู่ภายใน ซึ่งนั่นก็ผ่านมาประมาณ 4-5 ปี ได้แล้ว

list inventory example old iphone box

รวมถึงพวกสายชาร์จที่มักจะแถมมากับพวก Gadget หรือ สินค้าไอที ที่เมื่อแกะกล่องใหม่ๆ ยังไม่ได้ใช้สายนั้น เพราะมีสายของสินค้าอื่นให้ใช้แทนได้ แต่พอวันหนึ่ง สายนั้นเกิดพังขึ้นมา เราก็ต้องซื้อใหม่ทั้งๆ ที่มีอยู่แล้ว แต่ผมลืมไปเลยว่ามี และยิ่งไปกว่านั้นคือ สินค้าที่ผมเคยซื้อไว้เพื่อเป็นตัวสำรองอย่างเช่น เมาส์, คีย์บอร์ด, ปลั๊กไฟ หรืออื่นๆ ซึ่งเมื่อถึงเวลาสินค้าที่ใช้อยู่พัง และจะนำสินค้าที่ซื้อสำรองไว้มาใช้ ก็หาไม่เจอ

ผมเลยจะขอแนะนำวิธีใช้ ClickUp โดยการสร้าง List ชื่อ Inventory สำหรับเก็บสิ่งต่างๆ ไว้ภายใน ซึ่งก็สามารถนำไปใช้จดบันทึกรายการของต่างๆ ได้เช่น สินค้า, เครื่องมือช่าง, ของใช้ในบ้าน หรือสิ่งของต่างๆ ซึ่งจะช่วยให้เราทราบว่ามีอะไรอยู่ในกล่องไหน หรือที่ไหนบ้าง โดยที่ไม่ต้องเสียเวลาหา หรือต้องมาคอยแกะกล่องดูทุกครั้งว่ามีอะไหล่หรืออุปกรณ์อะไรอยู่ภายในบ้าง

สร้าง ClickUp List

เริ่มต้นให้คุณไปสร้าง List ชื่อ Inventory หรือ ชื่อที่คุ้นเคย ไว้ได้เลยครับ จากนั้นก็ดำเนินการตามขั้นตอนในหัวข้อถัดๆ ไป

กำหนดสถานะสินค้าหรืออุปกรณ์

อาจจะแปลกใจนะครับว่า ของใช้ในบ้านทำไมต้องมีสถานะด้วย ดูตัวอย่างของผมน่าจะช่วยให้เข้าใจมากขึ้นครับ โดยผมกำหนดสถานะเป็น 4 สถานะ ดังนี้

  • COMPLETE – ทิ้งไป หรือ ให้คนอื่นไปแล้ว
  • DONE – อยู่ในโซนปกติ
  • BORROWED – มีคนยืมไป หรือ นำออกไปจากโซนเก็บของ
  • TO DO – ยังบันทึกข้อมูลไม่ครบทุกฟิลด์ เช่น กรอกแค่ชื่อสินค้าแต่ยังไม่ได้ถ่ายรูป เป็นต้น
list inventory custom status

จริงๆ แล้วสถานะอาจจะตั้งเป็นภาษาไทยก็ได้นะครับ เอาแบบที่ช่วยให้คุณเข้าใจง่ายที่สุด

ลิสต์หมวดหมู่ของสินค้าหรืออุปกรณ์

หมวดหมู่ของสินค้านั้น สามารถไปดูตัวอย่างได้จากเว็บที่ขายสินค้าประเภทนั้นๆ เช่น

  • สินค้าไอที – Mercular, BaNANA, Advice, JiB เป็นต้น
  • Smart Phone หรือ Gadget – Studio7
  • เครื่องใช้ไฟฟ้า – PowerBuy
  • อุปกรณ์ช่าง – ไทวัสดุ
  • หนังสือ – SE-ED
  • ของแต่งบ้าน – Homepro, Index, IKEA เป็นต้น
  • ของใช้ทั่วไป – Big C, Tops, Lotus เป็นต้น

จากนั้นทำการสร้าง Custom Field ชนิด Dropdown ชื่อ Inv. Category เพื่อบันทึกหมวดหมู่ที่มี ซึ่งหมวดหมู่ของผมจะเน้นสินค้าไอทีเป็นหลัก ดังนี้

  • 🔌 Adapter
  • 📺 Cable Display
  • 🔋 Cable USB & Charger
  • 🖇 Cable Etc.
  • 📸 Camera
  • 🧹 Cleanser
  • 🖥 Computer Accessories
  • 🖨 Computer Device
  • 🔁 Converter
  • 🚴‍♀️ Exercise
  • 🎮 Game
  • ⌨ Keyboard & Mouse
  • 💡 Light
  • 📶 Network Device
  • 🔌 Plug
  • 📱 Phone & Tablet
  • 🍺 Productivity Device
  • 🔊 Speaker
  • 🔈 Sound Accessories
  • 💾 Storage Device
  • USB Hub
  • ❓ Etc.
list inventory custom Category

การเรียงชื่อตามตัวอักษรและการใส่ไอคอนที่สื่อความหมาย ก็จะช่วยให้เราจัดหมวดหมู่ได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้นครับ

ลิสต์ประเภทการจัดเก็บของสินค้าหรืออุปกรณ์

ประเภทการจัดเก็บนั้นขึ้นอยู่กับว่า คุณเก็บอะไรไว้บ้าง ตัวอย่างของผมคือ

  • Product – สินค้าที่ไม่มีแพ็กเกจ
  • Product + Box – สินค้าที่มีแพ็กเกจ
  • Spare part – อะไหล่ หรือ อุปกรณ์ที่แถมมาในกล่อง และไม่ถูกเก็บไว้ในกล่องหรือแพ็กเกจ
  • Spare part + Box – อะไหล่ หรือ อุปกรณ์ที่แถมมาในกล่อง และถูกเก็บไว้ในกล่องหรือแพ็กเกจ
  • Empty – กล่องเปล่า
  • Broken – สินค้าที่พังแล้วแต่ผมเก็บไว้เพราะอาจจะนำมาเป็นอะไหล่ หรือ ใช้ประโยชน์บางอย่างในอนาคตได้

จากตัวอย่าง คุณอาจจะไม่เก็บกล่องเปล่าและสินค้าพังแล้วเอาไว้ ดังนั้น List ของคุณก็ไม่จำเป็นต้องมีประเภทสินค้าเหล่านี้

เมื่อคุณได้ประเภทที่ต้องการ ก็ทำการสร้าง Custom Field ชนิด Dropdown ชื่อ Inv. Type แล้วกรอกประเภทที่คุณมีลงไป

list inventory custom inventory type

แบ่งโซนเก็บของ

ผมจะแบ่งโซนเก็บของตามพื้นที่ที่มี คือ กล่องพลาสติก 3 ใบ และชั้นวางของ 2 ชั้น ดังนี้

  • Box A > Product มีกล่อง + สำรอง
  • Box B > Product ไม่มีกล่อง
  • Box C > Broken
  • Shelf B-1 > Product มีกล่อง
  • Shelf B-2 > Spare part มีกล่อง
  • Shelf B-3 > กล่องเปล่า
list inventory Shelf Location
Shelf B1 – B3
list inventory Box Location
Box A – C

โดยผมจะโน๊ตไว้ที่ List Description ด้วย เพื่อป้องกันการลืม

9

เมื่อคุณได้โซนเก็บของมาแล้ว ก็ทำการสร้าง Custom Field ชนิด Dropdown ชื่อ Inv. Location แล้วกรอกโซนที่คุณมีลงไป

list inventory custom Location

สำหรับบางสินค้าเช่น จอคอมแบบโค้ง (ลิงก์สินค้าตัวอย่าง ของแฟนผม และ ของผม) ซึ่งแต่ละกล่องจะใหญ่มากและยาวเกือบเมตรครึ่งเลย) ทำให้ชั้นอาจวางอาจไม่พอ ซึ่งคุณอาจจะใช้วิธีวางไว้ที่บนหลังตู้ หรือชั้นบนสุดของชั้นเก็บของก็ได้ และเพิ่มโซนเข้าไปใน Custom Field ตามต้องการ เช่น หลังตู้ A หรือ บน Shelf B เป็นต้น

ตัวอย่างการบันทึกข้อมูล

ผมแนะนำให้ใช้ ClickUp Mobile App จะทำงานง่ายขึ้นเพราะต้องมีการถ่ายภาพ และใช้วิธีสร้างโดยการกดปุ่ม + Task และเลือก List – Inventory ไว้ครับ เมื่อกรอกสินค้าต่อๆ ไปจะไม่จำเป็นต้องเลือก List อีกครั้ง

1. สร้างชื่อสินค้า โดยผมจะกำหนดเงื่อนไขเพื่อให้ดูง่ายดังนี้

ชนิดสินค้า – แบรนด์ (รุ่น) – รายละเอียดย่อย [ค่าที่เป็นช่วง]

ตัวอย่างเช่น

USB Charger Cable – Belkin (H451) m/lightning 2m [1A-3A]

2. ถ่ายภาพสินค้าเป็น Attachments ซึ่งจะช่วยให้ดูง่ายขึ้นในรูปแบบ Board View ที่จัดกลุ่มไว้ด้วย Inv. Category และผมก็ตั้งค่าให้แสดง Custom Field เช่น Location และ Type ไว้เพื่อให้แสดงข้อมูลครบถ้วนยิ่งขึ้น เมื่อต้องมาหาสินค้าจะได้หาได้ง่ายๆ หรือถ้าต้องการดูว่าสินค้าอะไรอยู่ที่ไหนบ้าง ก็สามารถจัดกลุ่มด้วย Location ได้เช่นกันครับ

list inventory - Board View

3. หากมีอุปกรณ์เสริมในกล่อง ให้นำมากรอกเป็น Subtask เพื่อจะได้ช่วยให้ค้นหาได้ง่ายขึ้น หากต้องการนำสิ่งของที่อยู่ในกล่อง เช่น สายชาร์ต หรือสายเชื่อมต่อต่างๆ ไปใช้กับสินค้าอื่น นอกจากนี้ยังจะได้ใช้ประโยชน์จาก Custom Status ด้วย เพราะบางครั้งอาจถูกยืมหรือนำออกไปใช้แค่เพียงอุปกรณ์เสริมเหล่านี้

4. กดสร้าง Task

5. เมื่อ Task ใหม่สร้างเสร็จให้คลิก Open Task ที่อยู่ในป๊อปอัปแจ้งเตือนว่ามีการสร้าง Task สำเร็จ เพื่อกำหนดสถานะ และกรอก Custom Field ต่างๆ ให้ครบถ้วน ( แนะนำให้รีบกดนะครับเพราะป๊อปอัปนี้จะหายไปในเวลาประมาณ 5 วินาที แต่ถ้ากดไม่ทันก็แนะนำให้ไปที่ช่อง Search บน Sidebar เพื่อดูประวัติ Task ล่าสุดและกดจากที่นั่นเอาได้ครับ แต่ถึงเวลาบันทึกข้อมูลจริงๆ จะกดทันและทำงานไหลลื่นมากๆ ครับ)

ตัวอย่างเมื่อมีการนำสินค้าออกไปใช้งานหรือถูกยืมไป

เมื่อมีการนำสินค้าออกไปใช้งานหรือมีคนยืมไป ผมจะทำการเปลี่ยนสถานะเป็น BORROWED พร้อมกับกำหนด Start Date เป็นวันนั้นๆ ครับ หากมีกำหนดคืนสามารถระบุ Due Date ไปได้ด้วย

list inventory example borrow status

และหากผู้ที่ยืมไปคือ Member หรือ Guest ของ ClickUp ก็สามารถระบุลง Assignee ไว้ได้เลยครับ แต่หากผู้ที่ยืมไปไม่ได้ใช้งาน ClickUp ผมก็แนะนำให้สร้าง Custom Field ใหม่สำหรับเก็บชื่อคนยืมครับ อาจจะเป็น Drop Down หรือ Text ก็ตามความเหมาะสมครับ

ตัวอย่างการค้นหาสินค้าหรืออุปกรณ์ที่เก็บไว้

จากที่กล่าวถึงไปแล้ว ผมจะใช้ Board view ที่จัดกลุ่มโดย Inv. Category เป็นหลัก เพราะจะแสดงรูป และ หมวดหมู่ที่ช่วยให้ทำการไล่หาหรือค้นหาด้วยชื่อสินค้าทำได้ง่ายครับ

11

ตัวอย่างการค้นหาสินค้า

list inventory example search product

หากจำชื่อสินค้าไม่ได้ แต่จำ Custom Field หรือสถานะได้ ก็ใช้วิธี Filter ได้ตามต้องการครับ

สรุป

แม้ว่าการนำไปใช้งานจริง ในครั้งแรกอาจจะใช้เวลาสักหน่อย แต่ในอนาคตการค้นหาสิ่งต่างๆ จะง่ายขึ้น และช่วยให้ชีวิต Productive มากยิ่งขึ้นครับ นอกจากนี้ยังช่วยให้เราประหยัดเงิน และข้อดีอื่นๆ ตามที่ได้พูดถึงไปแล้วครับ แต่หากคุณต้องการนำไปใช้สำหรับจัดทำรายการวัสดุอุปกรณ์สำนักงาน ที่อาจต้องดูแลเรื่องการจัดซื้อ และการจัดการสต็อกเข้ามาเพิ่ม ผมแนะนำให้ใช้งาน ClickUp Template ชื่อ Office Supplies Inventory จะเหมาะสมมากที่สุดครับ

อยากได้บทความเรื่องอะไร หรือ หัวข้อแนวไหน สามารถแนะนำกันมาได้ที่แบบฟอร์มนี้เลยครับ ซึ่งข้อมูลที่ส่งจากแบบฟอร์มนี้จะถูกไปสร้างเป็น Clickup Task และสั่งงานผม ให้อัตโนมัติเลยครับ

ใส่ความเห็น

อีเมลของคุณจะไม่แสดงให้คนอื่นเห็น ช่องข้อมูลจำเป็นถูกทำเครื่องหมาย *