การจัดการเรื่องจำนวนสินค้าที่ใช้แล้วหมดไป (หรือ รายการวัสดุสำนักงาน) ของออฟฟิศ ที่มีวัสดุอุปกรณ์ไม่มากนัก ซึ่งหลายบริษัทอาจไม่ได้ทำ หรือทำก็อาจจะใช้เป็น excel แต่มลขอแนะนำให้ใช้ ClickUp เพราะว่ามันสามารถสั่งงานให้ตัวเองหรือเพื่อนร่วมงานซื้อของได้ และกำหนดวัน-เวลาซื้อได้ แถมยังสามารถกำหนดให้ซื้อของซ้ำได้ทุกๆ กี่เดือนอีกด้วย (เช่น สั่งให้เราซื้อกระดาษ A4 ทุกๆ 2 เดือน เป็นต้น) ซึ่งเราจะใช้ Template ที่ชื่อว่า Office Supplies Inventory ของ ClickUp ในการจัดการเรื่องนี้ค่ะ
ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นเมื่อไม่มีการจัดทำรายการวัสดุสำนักงาน
หากบริษัทคุณไม่ได้ทำรายการวัสดุสำนักงาน ก็แน่นอนเลยว่าปัญหาที่ต้องพบก็คือ ไม่รู้ว่าของเหลือเท่าไหร่ และอาจรู้ตัวอีกทีวัสดุอุปกรณ์นั้นก็หมดแล้ว ยิ่งถ้าเป็นของที่ต้องใช้ทำงานในแต่ละวันอาจจะยิ่งส่งผลเสียร้ายแรงได้ เช่น
- หากคุณคือบริษัทขายสินค้าออนไลน์ แต่กล่องพัสดุหมด ก็ส่งผลให้การส่งของไปให้ลูกค้าล่าช้าและต้นทุนที่สูงขึ้น เนื่องจากคุณต้องไปซื้อกล่องจากจุดส่งสินค้าที่เป็นราคาปลีกและทำการแพ็คที่นั่น ทำให้คุณต้องเสียเครดิตหรืออาจถูกลูกค้าตำหนิได้
- หรือในขณะที่บริษัทต้องมีการร่างสัญญาหรือแก้ไขสัญญาแบบเร่งด่วน แต่กระดาษหมด แบบนี้คุณก็ต้องเสียเวลาไปหาร้านถ่ายเอกาสร หรือ ร้านขายกระดาษอีก ซึ่งอาจส่งผลให้ไม่ทันเวลาได้
- และอื่นๆ อีกมากมาย
ทำไมต้องใช้ Office Supplies Inventory Template
- ลด Human Error เพราะสามารถจัดการด้าน stock, การสั่งซื้อ, การกำหนดวันซื้อ, การตั้งเวลาสั่งซื้อซ้ำ ได้ในที่เดียว
- สามารถแชร์รายการวัสดุสำนักงานให้กับคนอื่นได้ และสอบถามความเห็นได้ เช่น ปกติสั่งซื้อกระดาษยี่ห้อ A แต่ตอนสั่งไม่มีของ ธุรการก็สามารถคอมเม้นถามหัวหน้าได้ว่า “ตอนนี้ยี่ห้อ A หมด สั่งยี่ห้อ B มาใช้ก่อนได้ไหมคะ”
- หากออฟฟิศกำหนดให้คนเบิกของต้องจดจำนวนที่เบิก ก็จะทำให้ธุรการรู้ว่า ฝ่ายไหนเบิกอะไรไปใช้บ้าง และใช้เยอะแค่ไหน เพราะมี History ที่ทำให้เราเช็คได้ว่าใครมาทำอะไรกับรายการไหนบ้าง
- ใช้งานง่าย ไม่ยุ่งยากซับซ้อน
เริ่มต้นใช้งาน Template
ติดตั้ง Template
1. สร้าง Template ด้วยช่องทาง Space ใน Space ที่คุณต้องการ โดยค้นหา Template ด้วยคำว่า Office Supplies Inventory และทำการติดตั้ง Template
2. หลังทำการติดตั้งเสร็จ เราจะเห็นหน้าตาของ Template ดังภาพ
Views
หลังจากติดตั้ง Template เรียบร้อยแล้ว คุณจะเห็น Pinned views ที่ตัว Template ได้มีการปักหมุด Views ไว้ โดยมีทั้งหมด 4 views ซึ่งเป็นการ Filter ตาม Custom Fields และตั้งชื่อ View ให้เราเข้าใจง่าย เพื่อที่เราจะได้ไม่ต้องมาคอยทำการ Filter ทุกครั้งที่เข้ามาดูหรือจัดการรายการวัสดุสำนักงาน ได้แก่
Priority list
เป็น List view ที่แสดงรายการวัสดุสำนักงานด้วยการใช้ Due date เป็นตัว Filter เหมาะสำหรับการเช็คติดตามงานในภาพรวมทั้งหมดว่า
- รายการใดต้องจัดซื้อภายในวันไหน (Due date)
- รายละเอียดหรือคุณลักษณะของรายการนั้นๆ (Item description)
- จำนวนที่ต้องสั่งซื้อกี่ชิ้น (Qty. needed)
- หน่วยของรายการนั้นๆ (Unit)
- ราคาต่อชิ้นกี่บาท (Cost per unit)
- ราคารวมของการสั่งซื้อกี่บาท (Total cost)
- เป็นรายการที่แผนกใดต้องใช้งาน (Department)
- สถานะการสั่งซื้ออยู่ในขั้นตอนใด (Order status),
- สถานะการชำระเงินเป็นอย่างไร (Payment status)
- ใครเป็นผู้รีเควสให้จัดซื้อ (Requested by)
- ใครเป็นผู้อนุมัติการจัดซื้อ (Approved by)
ซึ่งมีการแสดงผล 2 ส่วน ได้แก่ Done (สั่งซื้อเสร็จตามวันที่กำหนด หรือ Due date) และ Overdue (สั่งซื้อไม่เสร็จตามวันที่กำหนด) ดังภาพ
Orders by Status
เป็น List view ที่แสดงรายการวัสดุสำนักงานด้วยการใช้ Order Status หรือ สถานะการสั่งซื้อสินค้า เป็นตัว Filter เหมาะสำหรับการเช็คเฉพาะเรื่องการสั่งซื้อสินค้าว่า
- รายการใดสั่งซื้อแล้ว (Order placed)
- รายการใดกำลังจัดส่งสินค้า (Order shipped)
- รายการใดต้องไปรับสินค้าที่ร้าน (Order for picked up)
- รายการใดอยู่ใน Inventory หรือ ตู้เก็บวัสดุสำนักงานแล้ว (Order complete)
จากภาพด้านล่างจะเห็นว่ามีการแสดงผลตาม Order Status คือ Order placed, Order shipped และ Order complete
Orders by Department
เป็น List view ที่แสดงรายการวัสดุสำนักงานด้วยการใช้ Department หรือ แผนก เป็นตัว Filter เหมาะสำหรับการเช็คว่าแผนกใดใช้วัสดุสำนักงานอะไรบ้าง แผนกใดยังดำเนินการสั่งซื้อไม่เสร็จ ค่าวัสดุสำนักงานของแต่ละแผนกมียอดรวมเท่าไหร่ ใครเป็นผู้รีเควสให้จัดซื้อ และใครเป็นผู้อนุมัติการจัดซื้อ
จากภาพด้านล่างจะเห็นว่ามีการแสดงผลตามแผนกคือ Admin, Sales, Marketing, Operations และ Custodial
Inventory
เป็น Table view ที่แสดงรายการวัสดุสำนักงานด้วยการใช้ Department หรือ แผนก เป็นตัว Filter เหมาะสำหรับการอัปเดตจำนวนของวัสดุสำนักงานที่คงเหลืออยู่ในปัจจุบัน (# Current qty.) และบันทึกรายการวัสดุสำนักงาน จากภาพด้านล่างจะเห็นว่ามีการแสดงผลตามแผนกคือ Admin, Sales, Marketing, Operations และ Custodial
บันทึกข้อมูลกันเถอะ
หลังจากที่คุณรู้จักกับหน้าตาของ Template กันแล้ว ในหัวข้อนี้เราจะมาบันทึกข้อมูลกันค่ะ โดยมลจะสอนสร้าง Task สำหรับบันทึกข้อมูลใน ClickUp ค่ะ ส่วน Task ตัวอย่างที่มีมาพร้อมกับตัว Template คุณจะแก้ไข หรือจะลบทิ้งก็ได้ค่ะ
ซึ่งมลจะสร้าง Task ใน View ที่ชื่อ Inventory เนื่องจากความที่เป็น Table view ทำให้การกรอกข้อมูลแต่ละช่องสะดวก บวกกับข้อมูลที่แสดงผลใน View นี้เพียงพอสำหรับผู้ที่ดูแลเรื่องวัสดุสำนักงานในออฟฟิศ (จริงๆ แล้วคุณจะสร้าง Task ใน View ใดก็ได้ค่ะ เพราะหลังจากสร้างเสร็จแล้ว รายการที่เราสร้างจะแสดงผลในทุก View ค่ะ )
สร้างรายการวัสดุสำนักงาน
การสร้างรายการวัสดุสำนักงานนี้ ไม่จำเป็นว่าผู้สร้างจะต้องเป็นแอดมินหรือธุรการนะคะ ในกรณีที่พนักงานคนอื่นต้องการเสนอให้มีการสั่งซื้อของเพื่อใช้ในแผนกตัวเอง เขาสามารถสร้างรายการวัสดุสำนักงานได้เช่นกันค่ะ ซึ่งจุดนี้จะช่วยลดความผิดพลาดในเรื่องของการสั่งสเปคสินค้ามาไม่ตรงตามการใช้งานด้วยค่ะ
1. คลิกที่ + New task โดยเลือกที่อยู่ภายในฝ่ายของคุณ ในรูปตัวอย่างคือ ฝ่าย Admin
2. กรอกชื่อวัสดุสำนักงานในช่อง Task name or type ‘/’ for Commands โดยหลักในการกรอกชื่อ มลจะเริ่มจาก ชื่อสิ่งของ – แบรนด์ หรือ ยี่ห้อ เพื่อที่เวลาเรามาเสิชหา จะได้ดูง่ายและไม่งงค่ะ (ส่วนรายละเอียดสำคัญ เช่น ขนาด, สี เป็นต้น เราจะกรอกในหัวข้อถัดไปค่ะ)
3. กด Enter หรือ คลิกปุ่ม Save (หากกรอกหลายรายการ กด Enter จะเร็วกว่าค่ะ)
4. ช่วงแรกที่เริ่มใช้งาน อาจจะมีข้อมูลหลายรายการที่ต้องกรอก มลขอแนะนำให้ทำข้อ 1 – 3 จนครบก่อนค่ะ แล้วเราค่อยไปกรอกรายละเอียดส่วนอื่นในหัวข้อถัดไปค่ะ (เนื่องจากกด Enter ไปเรื่อยๆ จะเรียกว่าดังที่บอกไปก่อนหน้า) โดยมลจะสร้างตัวอย่าง 3 รายการ ดังภาพ
วิธีเพิ่มคอลัมน์ Item description ใน Table View
จากหัวข้อก่อนหน้าที่เราได้กรอกชื่อวัสดุสำนักงานแล้ว แต่ยังขาดในส่วนของรายละเอียดอื่นๆ ที่มีความสำคัญเช่นกัน ซึ่งมลจะกรอกลงใน Custom Fields ชื่อ Item description ได้แก่ ขนาด, สี และเงื่อนไขสำคัญบางอย่างของสินค้านั้นๆ ตัวอย่างเช่น
- ความหนาของกระดาษ A4 ซึ่งมีหน่วยวัดคือ แกรม เช่น หนา 90 แกรม
- ขนาดเบอร์ของลวดเย็บกระดาษ เช่น No.10-1M 27/4.8
- ขนาดแกนของเทปใส ซึ่งมีหน่วยวัดคือ นิ้ว เช่น ขนาดแกน 1 นิ้ว
- ขนาดหน้ากว้างของเทปใส ซึ่งมีหน่วยวัดคือ มม. เช่น 18 มม.
ซึ่งใน View ที่ชื่อ Inventory นั้นไม่ได้แสดงคอลัมน์ Item description ดังนั้น เราจะมาเพิ่มคอลัมน์นี้กันค่ะ
1. คลิกที่ +
2. คลิกที่ Show/Hide
3. เลื่อนลงจนสุดแล้วคลิกที่ Item description
4. คอลัมน์ Item description จะแสดงเป็นคอลัมน์แรก ดังภาพ
5. เราสามารถย้ายตำแหน่งคอลัมน์ได้ด้วยการคลิกค้างที่ชื่อคอลัมน์ แล้วลากไปยังตำแหน่งที่ต้องการ โดยมลจะย้ายให้อยู่หลังคอลัมน์ Task Name เพื่อความสะดวกในการกรอกข้อมูลค่ะ ดังภาพ
กรอกรายละเอียดรายการวัสดุสำนักงาน
สำหรับการกรอกรายละเอียด วิธีการทำจะเหมือนที่เราทำใน Excel เลย ซึ่งก็คือ การกดปุ่ม tab ในคีย์บอร์ดของเราไปเรื่อยๆ แต่เพิ่มเติมอีกนิดนึงคือ เมื่อเรากด tab แล้ว ให้กดตัวอักษรอะไรก็ได้ 1 ครั้ง ก็จะสามารถพิมพ์ได้ค่ะ
1. คลิกที่คอลัมน์ Item description เพื่อกรอกรายละเอียดสำคัญอื่นๆ ดังภาพ
2. กดปุ่ม tab (ในคีย์บอร์ด) เพื่อกรอกจำนวนสต็อกในปัจจุบันในคอลัมน์ # Current qty. ดังภาพ
3. กดปุ่ม tab (ในคีย์บอร์ด) แล้วพิมพ์หน่วยของรายการ (Unit) ดังภาพ
4. กดปุ่ม tab แล้วกรอกจำนวนที่ต้องการสั่งซื้อเพิ่ม (Qty needed) ดังภาพ
5. กดปุ่ม tab แล้วกรอกราคาต่อชิ้น (Cost per unit) ดังภาพ
6. ตัวอย่างที่กรอกครบแล้ว ดังภาพ
7. ทำการกรอก Custom fields ที่เหลือ (ที่ไม่ได้แสดงผลใน View นี้) ด้วยการคลิกที่ไอคอนลูกศร ดังภาพ
8. คลิกที่ Show 4 empty fields
9. Custom fields ที่เหลือ หากยังไม่มีก็ไม่ต้องกรอกนะคะ แต่ถ้าหากวัสดุสำนักงานรายการไหนที่ต้องการผู้อนุมัติ ก็เลือกชื่อผู้อนุมัติในหัวข้อ Approved by
วิธีแก้ไข แก้ไขสกุลเงิน ‘$’ เป็น ‘฿’
หลังจากที่เรากรอกข้อมูลครบแล้ว คุณจะสังเกตเห็นว่าช่อง Cost per unit และ Total cost มีหน่วยสกุลเงินเป็น $ ซึ่งมลจะเปลี่ยนสกุลเงินให้เป็น ฿ เพื่อความเรียบร้อยและป้องกันการเข้าใจผิดเมื่อใช้งานร่วมกับผู้อื่นค่ะ (หากคุณไม่ซีเรียสอะไร สามารถข้ามหัวข้อนี้ไปได้เลยค่ะ)
1. คลิกที่ชื่อคอลัมน์ Cost per unit
2. คลิกที่ Edit field
3. คลิกที่ Dropdown ของหัวข้อ Currency
4. เสิชชื่อสกุลเงิน แล้วคลิกเลือก ดังภาพ
5. คลิก Save เป็นอันเสร็จสิ้นค่ะ
6. ภาพตัวอย่างหลังจากเปลี่ยนสกุลเงินเสร็จแล้วค่ะ (ปล. หากคลิก Save แล้วสกุลเงินยังไม่เปลี่ยน ให้ลอง refresh หน้าเว็บนะคะ)
ทำยังไงไม่ให้ลืมซื้อของที่ใกล้จะหมด
จากสิ่งที่มลเคยประสบมาพบว่า สมัยที่อัปเดตสต็อกใน Excel นั้นมีหลายครั้งที่มักจะลืมสั่งซื้อของที่ใกล้จะหมด และเวลาหัวหน้าถามว่า สั่งของตัวนี้มาหรือยัง จะมาส่งวันไหน เราก็ต้องมาคอยเปิดดูในแอปซื้อของทุกครั้ง ซึ่งใน ClickUp จะช่วยลดปัญหาเหล่านี้ได้ดังจะกล่าวในหัวข้อต่อไปค่ะ
การตั้งเวลาสั่งซื้อซ้ำ
ขั้นตอนต่อไปที่ช่วยให้คุณจัดการสินค้าที่ใช้แล้วหมดไปของออฟฟิศ หรือ รายการวัสดุสำนักงาน ได้อย่างมีประสิทธิภาพคือ การตั้งเวลาสั่งซื้อซ้ำ (ดูวิธีตั้งเวลาสั่งซื้อซ้ำได้ที่นี่ค่ะ) ซึ่งแอดมินหรือธุรการที่จัดการเรื่องสั่งซื้อของ สามารถประเมินระยะเวลาในการสั่งซื้อได้จากประวัติการสั่งซื้อของแต่ละรายการ เช่น
- กระดาษ A4 จำนวน 20 รีม จะใช้หมดภายใน 4 เดือน ดังนั้น ควรตั้งเวลาสั่งซื้อซ้ำทุกๆ 3 เดือน
- เทปใส จำนวน 10 ม้วน จะใช้หมดภายใน 3 เดือน ดังนั้น ควรตั้งเวลาสั่งซื้อซ้ำทุกๆ 2 เดือน
- เป็นต้น
ตัวอย่างการตั้งเวลาสั่งซื้อซ้ำ ดังภาพค่ะ เป็นการสั่งงานให้ซื้อกระดาษ A4 ทุกๆ 3 เดือนในวันที่ 1
การกำหนดสถานะการสั่งซื้อ
สิ่งที่ต้องทำหลังจากสั่งซื้อวัสดุสำนักงานก็คือ การอัปเดตสถานะการสั่งซื้อในรายการวัสดุสำนักงานค่ะ ซึ่งหากเพื่อนร่วมงานหรือหัวหน้าของเราอยากทราบว่ามีของมาส่งหรือยังก็สามารถเปิดดูข้อมูลได้เองโดยไม่ต้องมาคอยถามธุรการหรือแอดมิน และยังช่วยลดความผิดพลาดในการจำข้อมูลเพื่อตอบอีกด้วยค่ะ (กรณี Human Error)
1. คลิกรายการที่ต้องการอัปเดตสถานะการสั่งซื้อ ในคอลัมน์ Order status
2. เลือกสถานะที่จะอัปเดต ซึ่งมีทั้งหมด 4 สถานะ ได้แก่
- สั่งซื้อแล้ว (Order placed)
- กำลังจัดส่งสินค้า (Order shipped)
- ไปรับสินค้าที่ร้าน (Order for picked up)
- สินค้าอยู่ใน Inventory หรือ ตู้เก็บวัสดุสำนักงานแล้ว (Order complete)
3. ตัวอย่างการอัปเดตสถานะค่ะ
วิธีจัดการสำหรับของใช้ที่ต้องการซื้อแต่ไม่มีของตรงตามสเปค
เมื่อเราทำการสั่งซื้อสินค้าที่บางแผนกระบุมาว่าต้องเป็นสินค้ารุ่นนี้และมีคุณสมบัติแบบนี้เท่านั้น แต่บังเอิญว่าสินค้ารุ่นนั้นหมดหรือของยังไม่มา วิธีที่ง่ายที่สุดก็คือ การสอบถามแผนกที่ร้องขอให้จัดหาสินค้า ซึ่งใน ClickUp สามารถทำได้ง่ายๆ ด้วยการ Comment ถามค่ะ
1. คลิกที่ไอคอนลูกศร Open task
2. พิมพ์สิ่งที่ต้องการสอบถามในช่อง Comment or type ‘/’ for commands
3. เราสามารถ Mention หาคนที่เราต้องการสอบถามได้ โดยคลิกที่ไอคอน @
4. เมื่อพิมพ์เสร็จ คลิกที่ ปุ่ม Comment ค่ะ (ในช่อง Comment เราสามารถวางรูปได้ด้วยนะคะ )
5. ตัวอย่าง Comment ที่เสร็จแล้ว
หากรายการนั้นสามารถเปลี่ยนที่สั่งซื้อได้ เช่น ซื้อที่เซเว่น หรือ ร้านค้าใกล้ออฟฟิศ เพื่อให้มีของใช้ในการทำงานไปก่อน ก็คงไม่น่าจะมีปัญหาค่ะ แล้วเราค่อยเลื่อนวันจัดซื้อเป็นวันอื่นเพื่อเติมของในสต็อกให้ครบตามที่กำหนด
แต่สำหรับรายการที่ผู้อนุมัติยินยอมให้จัดซื้อรุ่นอื่นทดแทน คุณก็เพียงไปสร้าง Task ใหม่ โดยกรอกชื่อรายการที่เป็นรุ่นที่จะจัดซื้อและกรอกรายละเอียดอื่นๆ ให้ครบ
สรุป
หลังจากคุณได้ลองใช้งาน Template นี้ไปพร้อมๆ กับมล คุณคงจะเห็นแล้วว่ามันช่วยให้คุณจัดการวัสดุสำนักงานของออฟฟิศคุณได้ง่ายขึ้นมากๆ เลย แถมยังช่วยลดเปอร์เซ็นต์ความผิดพลาดในการประสานงานได้อีกด้วย ซึ่งช่วยให้ชีวิตการทำงานในออฟฟิศของคุณ Productive มากยิ่งขึ้นค่ะ 😎
อยากได้บทความเรื่องอะไร หรือ หัวข้อแนวไหน สามารถแนะนำกันมาได้ที่แบบฟอร์มนี้เลยครับ ซึ่งข้อมูลที่ส่งจากแบบฟอร์มนี้จะถูกไปสร้างเป็น Clickup Task และสั่งงานผม ให้อัตโนมัติเลยครับ
