จากบทความ การใช้ ClickUp Goal เพื่อเก็บสถิติการใช้งานเครื่องสำอาง จะพบว่ายังมีสิ่งที่ขาดไปคือ เมื่อได้สถิติหรือจำนวนครั้งมาแล้วจะกำหนดวันซื้อของยังไงต่อดี โดยทั่วไปก็สามารถลง Google Calendar ก็ได้ แต่หากใช้ ClickUp จะมีประโยชน์เพิ่มขึ้นมา ตรงที่สามารถเพิ่มรูปภาพได้ เพราะสิ่งของบางอย่างเมื่อนานไปอาจจะทำให้ลืมหน้าตาบรรจุภัณฑ์ และนอกจากนี้ยังสามารถสั่งงานคนอื่นได้ เช่น เรื่องการซื้อครีมทาหน้า (สำหรับผม โดยปกติจะเป็นหน้าที่ของภรรยา ดังนั้น ผมจึงมีหน้าที่คำนวณว่าจะให้ซื้อเมื่อไหร่ โดยการสร้าง Task และตั้งค่า ClickUp Recurring Task จากนั้นก็ตั้งค่าให้ภรรยาผมเป็น Assignee)
และยังมีประโยชน์อื่นๆ ที่เหนือกว่าการใช้ Google Calendar อีก เช่น
- ใช้ Custom Field กรอกราคาและคำนวณราคารวมได้
- ใช้ Custom Field ระบุจำนวนชิ้นที่ต้องซื้อ
- ใช้ Custom Field ระบุผู้จ่ายเงิน
- สามารถสร้างสถานะได้ว่า “รอคืนเงิน” เพราะบางทีภรรยาผมจ่ายเงินไปก่อน ทำให้เมื่อเปลี่ยนเป็นสถานะนี้ ผมจะรู้ได้ทันทีว่า เธอจ่ายเงินไปแล้ว และผมต้องโอนคืนเธอ
- เป็นต้น
ClickUp Recurring Task คืออะไร
ClickUp Recurring Task คือ การสั่งให้ทำงานงานหนึ่งซ้ำอีกรอบหรืออีกหลายรอบ หลังจากที่ทำงานนั้นเสร็จแล้ว โดยไม่จำเป็นต้องเสียเวลาสร้าง Task ใหม่ด้วยตัวเอง แถมยังระบุได้ว่าจะให้ทำซ้ำในช่วงเวลาใด เช่น ทำซ้ำอีกกี่ครั้ง, ทำซ้ำหลังจากนั้นในกี่วัน, หรือทำซ้ำ ทุกๆ กี่วัน กี่สัปดาห์ กี่เดือน หรือ กี่ปี เป็นต้น ซึ่งการใช้งานจริง ก็เช่น สั่งให้แม่บ้านใส่ปุ๋ยต้นไม้ทุกวันที่ 15 ของเดือน, สั่งทีมงานประชุมทุกๆ เช้าวันศุกร์ หรือตามหัวข้อบทความนี้ ก็คือ สั่งตัวเองหรือคนอื่นซื้อของใช้ที่ใกล้หมด ทุกๆ วันที่ 1 เป็นต้น
ซึ่งการตั้งค่า Recurring Task สามารถแบ่งเป็น 3 ส่วนได้ดังนี้
1. กำหนดช่วงเวลาทำซ้ำ โดยกำหนดได้ 6 รูปแบบ ดังนี้
- Daily : ทุกวัน
- Weekly : ทุกสัปดาห์
- Monthly : ทุกเดือน
- Yearly : ทุกปี
- Days after… : ระบุว่าให้ทำซ้ำอีกครั้งหลังจากกี่วันที่งานนั้นเสร็จลง
- Custom… : คือ กำหนดวันทำซ้ำแบบระบุวันในสัปดาห์ เช่น ทุกๆ วันจันทร์ หรือทุกๆ วันอังคารและศุกร์ เป็นต้น
2. กำหนดว่าเมื่อไหร่เรียกว่างานเสร็จ สามารถเลือกได้ 3 สถานะ คือ
- When complete/closed : เมื่อสถานะ Task ถูกเปลี่ยนเป็น Complete หรือ Closed
- When done : เมื่อสถานะ Task ถูกเปลี่ยนเป็น Done
- On schedule : เมื่อสถานะ Task ถูกเปลี่ยนเป็น Done หรือ Completed
3. กำหนดว่าหลังจากงานเสร็จ ให้ทำอะไร
- Skip weekends : หากเราเลือกช่วงเวลาทำซ้ำเป็น Daily จะสามารถตั้งค่าได้ว่า ให้ยกเว้นวันเสาร์อาทิตย์ คือทำซ้ำเฉพาะ จันทร์ – ศุกร์ เท่านั้น
- Create new task : ปกติการกำหนด Recurring หากไม่ได้ติ๊กเลือกการตั้งค่านี้ จะเป็นการแก้ไข Due date ของ Task เดิม แต่หากติ๊กเลือกการตั้งค่านี้ เมื่องานเสร็จจะทำการสร้าง Task ใหม่ให้อัตโนมัติ โดยมี Options ให้เลือกได้ว่าจะก๊อบปี้ช้อมูลอะไรไปใสร้าง Task ใหม่บ้าง หรือจะก๊อบปี้ทั้งหมดก็สามารถทำได้
- Recur forever : ถ้าติ๊กเลือกการตั้งค่านี้ จะเป็นการวนทำซ้ำไปเรื่อยๆ ไม่มีกำหนด แต่ถ้าไม่ติ๊กเลือก ก็จะสามารถกรอกได้ว่า ให้ทำซ้ำอีกกี่ครั้งดังภาพ
- Update status to : (เฉพาะตั้งค่าเป็น On schedule ) โดยแบ่งเป็น 2 กรณี คือ
- หากเราเลือก Create new task เราสามารถเลือกได้ว่า Task ใหม่ที่ถูกสร้างขึ้นจะกำหนดให้เป็นสถานะอะไร
- หรือหากเราไม่ได้เลือก Create new task ก็จะเป็นการเลือกสถานะให้กับ Task ปัจจุบันที่จะถูกเปลี่ยน Due Date ไปตามช่วงเวลาทำซ้ำที่กำหนด
ต่อไปก็มาดูวิธีใช้งานจริงกันเลยครับ เริ่มตั้งแต่การสร้าง List ดังนี้
สร้าง List รายจ่าย
ผมจะสร้างแค่ List เพื่อบันทึกแค่รายจ่าย เนื่องจากต้องแชร์ List นี้กับภรรยา เลยไม่อยากให้เขาเห็นรายรับ 😂 ล้อเล่นครับ จริงๆ รายรับส่วนตัวของผมจะได้เป็นก้อนตายตัว เหมือนค่าขนมไปโรงเรียนครับ ส่วนรายรับจากงานจะแยกไปอีกที่ครับ แต่ถ้าคุณต้องการสร้างเป็น List รายรับ-รายจ่ายเลยก็สามารถทำได้เลยนะครับ แค่กำหนดค่าของจำนวนเงิน (Custom Field – ชนิด 💰 Money) ให้ถูกต้อง โดยค่า + คือรายรับ และค่า – คือรายจ่าย
ระบุ Statuses
ในเรื่องของการกำหนดสถานะให้ List สิ่งแรกที่ต้องทำคือ เราต้องมาดูว่ามีเหตุการณ์อะไรเกิดขึ้นกับ Task นั้นๆ หรือการซื้อของแต่ละชิ้นบ้าง ของผมมีดังนี้ครับ
- TODO – สถานะปกติเมื่อสร้าง Task ใหม่ ใช้แทนสิ่งของที่รอซื้อ
- REPAY – รอคืนเงินให้ภรรยา หรือ ผู้ที่จ่ายเงินซื้อให้ก่อน (ถ้าคุณจัดการคนเดียวก็ไม่จำเป็นต้องมีสถานะนี้ครับ)
- COMPLETE – ซื้อเรียบร้อยและชำระเงินเรียบร้อยแล้ว
สิ่งที่ผมมักย้ำบ่อยๆ ก็คือ ไม่ว่าจะเป็นในด้านการจัดการชีวิต หรือ การทำงาน List ก็ควรมีสถานะให้น้อยที่สุดเท่าที่จำเป็นเท่านั้น เพื่อให้การทำอะไรก็ตามนั้นง่าย ลดความสับสน และ productive ที่สุด
สร้าง Statuses
1. ไปที่ List Setting ของ List นั้นๆ
2. เลือก List statuses
3. ทำการเพิ่มสถานะตามที่ได้กำหนดไว้ และใส่สีตามต้องการ
4. กด Save
ระบุ Custom Fields
- ราคา – ชนิด 💰 Money
- ผู้จ่าย – ชนิด 🔽 Dropdown
- จำนวน – ชนิด #️⃣ Number
หากคุณใช้แพ็กเกจฟรี อะไรก็ตามที่เป็น Custom Fields คุณก็สามารถกรอกลงใน Task Description ได้ อาจจะใช้ตารางช่วยเพื่อทำให้ข้อมูลดูง่ายขึ้นครับ
สร้าง Custom Fields
การสร้าง Custom Fields นั้นสร้างได้หลายช่องทาง ซึ่งวิธีที่เหมาะกับการสร้างรายจ่ายคือ สร้างโดยตรงในหน้า List View เพื่อจะได้ลากคอลัมน์มาวางในตำแหน่งที่ต้องการได้ง่าย
1. คลิกเครื่องหมาย +
2. เลือกแถบ New Column จากนั้นเลือกชนิด Field ที่ต้องการ
3. กรอกชื่อ
4. หากมี option อื่นให้ตั้งค่า ก็ตั้งตามต้องการครับ ของผมเป็น ราคา จึงต้องตั้งค่า Currency ให้เป็น บาท ซึ่งสามารถเสิร์ชหาได้ที่ช่องค้นหา เพราะถ้าเลื่อนหาเอา จะไกลหน่อยครับ
5. Add Column
6. เราก็จะได้คอลัมน์ ราคา มาใน List ของเราดังภาพ
7. จากนั้นหากต้องการย้ายไปที่ซ้ายมือสุด ให้คลิกขวาที่ ชื่อคอลัมน์ “ราคา” และเลือก Move to start
8. คอลัมน์ราคาก็จะไปอยู่ด้านซ้ายมือสุด ซึ่งสามารถใช้วิธีคลิกค้างที่ชื่อคอลัมน์แล้วลากเลื่อนไปด้านซ้ายมือสุดก็ทำได้เช่นกัน
จากนั้นก็ไล่สร้าง Custom Fields ไปจนครบทุก Fields ที่เรากำหนดไว้ได้เลยครับ
สร้างของที่ต้องซื้อชิ้นแรก และ ตั้งค่า ClickUp Recurring Task
1. กรอกชื่อสินค้าที่ต้องการซื้อลงใน Task Name จากนั้นกด SAVE
2. จากนั้นผมก็กำหนด Assignee เป็นภรรยาผม หากคุณซื้อเองก็เลือกเป็นตัวเองครับ
3. ต่อไปจะทำการใช้ ClickUp Recurring Task กัน โดยคลิกไอคอนปฏิทินในคอลัมน์ DUE DATE จากนั้นเลือกวันที่ต้องการซื้อ
โดยผมจะเลือกสั่งซื้อก่อนวันที่จะครบกำหนดที่ครีมแต่ละตัวจะหมด ประมาณ 1 เดือน ซึ่งถ้าหมดวันที่ 1/8/2023 ผมก็จะสั่งซื้อตั้งแต่วันที่ 1/7/2023
4. กำหนด Recurring โดยการคลิกที่ Set Recurring
5. จากนั้นก็ระบุว่า เราต้องการจะซื้อของทุกๆ วันไหน และกี่วัน ของผมจะซื้อมาตุนไว้ 2 ชิ้น ซึ่งแต่ละชิ้นจะใช้ได้ 1.5 เดือน เลยต้องสั่งซื้อมาทุกๆ 3 เดือน ผมก็จะตั้งค่าให้ Recurring ทุกๆ 3 เดือน
ซึ่งถ้าหลังจากเรากด Save แล้วลองเลื่อนไปดูในอีก 3 เดือนก็จะมี พื้นหลังสีฟ้าในวันที่จะต้องสั่งซื้อครั้งถัดไปให้เห็นด้วยครับ
6. จากนั้นก็กรอกข้อมูลที่จำเป็นให้ครบ เช่น ผู้จ่ายเงิน, ราคา และจำนวน
7. และเมื่อถึง Due date ของที่จะต้องซื้อก็จะไปแสดงที่หน้า Home ของคุณหรือของคนที่คุณ Assign ไปครับ
ที่ผมไม่เขียนคำสั่งว่า "ซื้อของ..." เพราะจากภาพด้านบนจะเห็นว่ามีการแจ้งบอก ชื่อ List ว่า "Expenses" ไว้แล้ว ทำให้รู้ได้ทันทีว่าคือการซื้อของครับ แต่ถ้าคุณจะใส่ให้ดูง่ายก็ดีครับ และถ้าอยากให้ดูง่ายขึ้นก็ใส่เป็นไอคอนไปด้วยก็ได้จะยิ่งเด่นขึ้น เช่น "🛒 Lab Series Daily Rescue Energizing Face Lotion 1.7oz / 50ml."
สรุป
ประโยชน์ที่สำคัญที่สุดของ ClickUp Recurring Task ก็คือ การเพิ่ม Productivity ให้กับการทำงานและการใช้ชีวิต เพราะเราไม่จำเป็นต้องทำงานซ้ำโดยไม่จำเป็น อย่างการสร้าง Task ใหม่ ยิ่งถ้าต้องการข้อมูลชุดเดิมที่มากกว่าแค่ชื่อ Task ยิ่งเสียเวลาเข้าไปใหญ่เลยในการก๊อบปี้มาวาง หรือแม้จะ Duplicate ก็ตาม แถมยังช่วยป้องกันการลืมสั่งงานได้อีกด้วย เพราะบางงานที่เว้นช่วงห่างนาน เช่น หลายสัปดาห์ ก็อาจทำให้เราลืม Assign งานนั้นๆ ได้ ดังนั้น ทุกๆ งานที่มองแล้วว่าสามารถใช้ Recurring ได้ ผมแนะนำให้ใช้เลยครับ
และหากคุณต้องการจัดการทั้งด้านการจัดซื้อ และสต็อกใน list เดียว ผมแนะนำให้ใช้งาน ClickUp template ที่ชื่อว่า Office Supplies Inventory ตามที่ได้เขียนบทความรีวิวไว้แล้ว จะใช้งานได้สะดวกและรวดเร็วมากที่สุดครับ
ที่มา
อยากได้บทความเรื่องอะไร หรือ หัวข้อแนวไหน สามารถแนะนำกันมาได้ที่แบบฟอร์มนี้เลยครับ ซึ่งข้อมูลที่ส่งจากแบบฟอร์มนี้จะถูกไปสร้างเป็น Clickup Task และสั่งงานผม ให้อัตโนมัติเลยครับ
