ถ้าคุณเพิ่งเริ่มต้นใช้งาน ClickUp ได้ไม่นาน ClickUp Template นี่ล่ะ จะช่วยให้คุณเริ่มต้นใช้งานได้ง่ายขึ้นอย่างมาก เพราะมีไอเดียและ WorkFlow สำเร็จรูปให้เลือกมากมายหลายร้อยรูปแบบ และถึงแม้ว่าคุณใช้ ClickUp ไปได้ซักพักแล้ว Template ก็ยังช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการลดการทำงานซ้ำซ้อน รวมถึงยังลดข้อผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้น กับการที่ต้องมาคอยสร้าง List, Task, Checklist ซ้ำๆ เดิม
ClickUp Template คือ
ClickUp Template คือ ไอเทมใน ClickUp ที่ได้ถูกสร้างไว้แล้วเพื่อให้พร้อมใช้งาน ซึ่งไอเทมเหล่านี้ได้แก่ Space, Folder, List, Task, Checklist, Doc, View และ Whiteboard รวมถึงคุณสมบัติของไอเทมอย่าง Statuses, Emails และ Automations ด้วย ( ตัวอย่าง ClickUp Template )
ประโยชน์ของ ClickUp Template
ประโยชน์ในด้านการจัดการงานซ้ำ
ลองนึกภาพ Workflow การจองใช้รถในองค์กรที่มีหลายขั้นตอน เช่น เช็คจำนวนที่นั่ง, เช็คคิวรถ, จองรถ, ทำบันทึก, ให้ผู้อำนวยการฝ่ายยานพาหนะเซ็นและอื่นๆ อีก ซึ่งในการใช้ ClickUp นั้น เริ่มต้นเราก็ต้องมาสร้าง Task หลัก แล้วตามด้วย Subtask ซึ่งก็คือขั้นตอนต่างๆ แถมยังต้อง Assign งานในแต่ละขั้นให้กับคนหลายคน เช่น ผู้ขอจอง, ผู้รับจอง, คนขับรถ และ ผู้อำนวยการฝ่ายยานฯ ซึ่งจะเห็นว่า มีทั้งขั้นตอนและผู้เกี่ยวข้องมากมาย ทำให้การจะสร้าง Task เพื่อจองรถแต่ละครั้งดูยุ่งยาก ซึ่งถ้าสร้างแค่ครั้งเดียว หรือนานๆ สร้าง Task ทีก็คงไม่มีปัญหา
แต่ในความเป็นจริงการจองรถเกิดขึ้นได้ทุกวัน ถ้าคนที่จะจองต้องมาคอยสร้าง Task แบบนี้ทุกๆ ครั้งล่ะก็ คงไม่มีใครอยากใช้ Project management tools แล้วล่ะ ใช้ระบบกระดาษเหมือนเดิมดีกว่า แต่พระเอกที่มาช่วยให้ไม่ต้องทำงานซ้ำมากๆ ก็คือ ClickUp Template นั่นเอง
ถ้าจะอธิบายให้ง่ายๆ ก็อยากให้นึกถึงเวลาเราไปสมัครสมาชิกบริการบางอย่าง เขาจะยื่นเอกสารมาให้เราซึ่งในเอกสารก็จะมีช่องว่างๆ พร้อมขีดเส้นใต้ให้ชัดเจน ว่าเราต้องกรอกข้อมูลอะไรบ้าง เช่น ชื่อ, เบอร์โทร หรือที่อยู่ เมื่อเรากรอกเสร็จเขาก็ออกบัตรสมาชิกให้
แล้วถ้ามีร้านนึงมึนๆ ไม่ทำแบบนั่นล่ะ แต่กลายเป็นว่า ทุกครั้งที่ลูกค้าอย่างเราไปสมัคร เราจะต้องเขียนข้อมูลในเอกสารทั้งแผ่นใหม่หมดทุกตัวอักษรด้วยตัวเอง รวมถึงชื่อและเบอร์ด้วย ลองคิดดูว่าเราจะเสียเวลาแค่ไหน และยังคงอยากสมัครกับร้านนี้อยู่ไหม ซึ่งนี่ล่ะคือปัญหาเดียวกันกับ WorkFlow การจองรถ
ClickUp Template ก็เหมือนกับเอกสารที่พิมพ์ไว้พร้อมแล้ว เราแค่นำมันมากรอกในช่องที่ต้องการเท่านั้นเอง
ประโยชน์ในการออกแบบ Workflow
หากคุณรู้ว่าต้องการทำอะไร แต่ยังนึกไม่ออกว่าจะวาง Flow การทำงานอย่างไร คุณก็เพียงแค่เข้าไปที่ Template Center แล้วค้นหาด้วย คีย์เวิร์ดที่คุณต้องการ หรือจะเลือกตามแผนกงานของคุณก็ได้ จากนั้นคุณก็ศึกษารายละเอียดดูว่าน่าจะใกล้เคียงกับ Workflow ที่คุณต้องการหรือไม่ ถ้าได้ตรงตามต้องการคุณก็จะประหยัดเวลาในการออกแบบและสร้าง Workflow ได้อย่างมาก
ประโยชน์ทางด้านเทคนิค
- ใช้ได้ฟรีในทุกๆ แพ็กเกจ
- Template อยู่ใน Template Center ที่สามารถค้นหาหรือเรียกใช้งานได้ง่าย มีการแบ่งตาม Departments ด้วย เพื่อให้แสดงผล workflow ที่เกี่ยวข้องเฉพาะแผนกของคุณ
- Guest สามารถใช้งาน Template ได้เฉพาะ Doc, task, view, checklist, และ Whiteboard (อ้างอิง)
- สามารถสร้าง Task Template เริ่มต้นให้สำหรับ List ที่ต้องการได้ – คือเมื่อสร้าง Task ใหม่ใน List นั้นๆ Task ใหม่นั้นจะใช้ Template ที่เลือกไว้ให้อัตโนมัตินั่นเอง
- มี Activity Log ของการใช้งาน Template ให้ดูใน Template Center
9 ช่องทางเข้าถึง ClickUp Template Center
Templates ทั้งหมดของ ClickUp จะถูกเก็บไว้ที่ Template Center ดังภาพ
ซึ่งการจะไปเลือก Template มาใช้งานนั้นสามารถเข้าถึงได้ 9 ช่องทาง ดังนี้
1. NEW SPACE
1. คลิก + NEW SPACE ที่เมนูด้านซ้าย
2. เลือกแถบ Template
3. จากนั้นจะพาไปหน้าป็อบอัพ Template Center
2. Space
- คลิก . . . ของ Space ที่เลือก
- เลือก Templates
- คลิก Browse Templates
3. Folder
- คลิก . . . ของ Folder ที่เลือก
- เลือก Templates
- คลิก Browse Templates
4. List
- คลิก . . . ของ List ที่เลือก
- เลือก Templates
- คลิก Browse Templates
5. Task
- คลิก . . . ของ Task ที่เลือก
- เลือก Templates
- คลิก Browse Templates
6. Checklist
- เข้าไปที่ Task ที่ต้องการสร้าง Checklist
- ไปที่บริเวณ + ADD CHECKLIST และนำเมาส์วางบนบริเวณนี้ จะมีปุ่ม USE TEMPLATE แสดงขึ้นมา
- คลิก USE TEMPLATE
7. Doc
- เข้าไปที่ Doc ที่ต้องการ
- คลิก . . .
- คลิก Apply Template
8. View
- คลิก . . . ของ View ชนิดที่เลือก
- คลิก Template Center
- คลิก Browse Template
9. Whiteboard
- ไปที่ Whiteboard View ที่ต้องการ
- คลิกไอคอน Templates
ข้อแตกต่างของการเข้าถึง Template จาก Whiteboard คือจะแสดงเฉพาะ Template ชนิด Whiteboards เท่านั้น ดังภาพ
การค้นหา Template เพื่อมาใช้งาน
การค้นหา Template นั้นคุณสามารถทำได้ทั้งคัดกรองตามแผนกงาน และ ค้นหาด้วยคำค้นหา ด้วยวิธีดังนี้ครับ
1. ไปที่ช่องทางที่คุณต้องการในหัวข้อก่อนหน้า (ผมจะยกตัวอย่างเป็น Task Template นะครับ)
2. เมื่อกดเข้าไปแล้วอาจจะต้องรอสักครู่นะครับ เพื่อให้ Template Center โหลดข้อมูลมาให้ครบก่อน สังเกตง่ายๆ คือตัวเลขจำนวน Template จะเป็น 0 เมื่อโหลดไม่เสร็จ
และเมื่อโหลดเสร็จจึงจะมีจำนวนที่ถูกต้องครับ ดังภาพครับ
3. ค้นหาด้วยคำค้นหา
4. คัดกรองด้วยแผนก โดยการคลิกที่ Departments ซึ่งสามารถเลือกแผนกและค้นหาด้วยชื่อแผนกได้
วิธีดูรายละเอียด และการเลือกใช้ Templates
เมื่อเราคลิกเลือกที่ Template ใดก็ตามเราจะพบข้อมูลที่จำเป็นในการตัดสินใจเลือกใช้ ตามรูปดังนี้
- ชื่อ Template : ซึ่งเราสามารถนำมาใช้ค้นหาในอนาคตได้ หากต้องการใช้งาน Template นี้อีกครั้ง
- คำอธิบาย : ซึ่งจะบอกถึงปัญหาที่ Template นี้มาช่วยแก้ปัญหา หรือสิ่งที่ Template นี้ทำได้
- Status groups : บอกจำนวนกลุ่มสถานะ ซึ่งกลุ่มสถานะก็คือสถานะที่แต่ละ List ใช้นั่นเอง ที่เรียกเป็นกลุ่มเพราะอย่างน้อยก็ต้องมี 2 สถานะ คือ To do และ Completed (โดย 1 List จะใช้ 1 กลุ่มสถานะ แต่ 1 กลุ่มสถานะจะถูกใช้งานโดยกี่ Lists ก็ได้)
- Custom Fields : บอกชื่อ Custom Fields ที่ใช้งาน ซึ่งถ้าคุณใช้งานแพ็กเกจฟรี อาจจะต้องระวังในเรื่องข้อจำกัด 100 uses
- ClickApps : บอกถึงประเภท ClickApps ที่ต้องใช้งานคู่กับ Template นี้ ซึ่งจุดนี้คุณต้องดูด้วยว่าแพ็กเกจที่คุณใช้งานรอบรับครบทุก ClickApps หรือไม่
- View Types : ชนิดของ View ที่ใช้งาน
- Automations : ในจุดนี้คุณควรอ่านไว้ก่อนเพื่อให้เริ่มต้นใช้งานได้ง่ายขึ้น และลดความสับสน
- ตัวอย่างเช่น ถ้ามีการใช้งาน Automation ในการย้าย Task ที่เมื่อสถานะถูกเปลี่ยนเป็น Completed ไปยัง List อื่น ซึ่งคุณถ้าไม่อ่านไว้ก่อนอาจจะงงได้ว่า ทำไมกด Completed แล้ว Task หายไป
- Create Date : จะบอกว่า Template ถูกสร้างขึ้นล่าสุดเมื่อไหร่
- Used : จำนวนการใช้งาน ยิ่งมีการใช้เยอะผมเข้าใจว่าน่าจะมีประโยชน์ และเป็นมาตรฐานมากขึ้น แต่ก็ขึ้นอยู่กับสายงานด้วย บางสายงานมีคนทำงานน้อย การใช้งาน Template ในสายงานนั้นก็น้อยไปด้วย
แนวทางที่ดีที่สุดนอกจากการอ่านข้อมูลข้างต้นที่พูดถึงมาแล้ว ก็คือให้ลองติดตั้ง Template แล้วไปอ่าน How to ของแต่ละ Template จะทำให้เข้าใจขั้นตอนการทำงานที่ละเอียดมากยิ่งขึ้น แต่ถ้าอ่าน How to แล้วยังไม่เข้าใจอีก ก็ลองเล่นดูเลยครับจะได้เข้าใจชัวร์ๆ
การติดตั้ง template
การติดตั้ง Template หลังจากเลือกได้ก็ทำได้ง่ายๆ เพียงแค่คลิกปุ่ม Use Template จากนั้นก็รอสักครู่ เพื่อให้ ClickUp ดำเนินการโหลดและสร้าง Template ให้คุณ (ระยะเวลารอขึ้นอยู่กับจำนวนไอเทมใน Template นั้นๆ ครับ ยิ่ง Status เยอะ, Custom Fields เยอะ หรือ View เยอะก็จะยิ่งใช้เวลาสร้างนานหน่อยครับ)
แต่หากต้องการเก็บไว้ใน Library ของคุณ ก็สามารถกดคลิกปุ่ม Add to Library ได้เลย ซึ่ง Library จะแสดงอยู่ด้านบนใน Template Center ดังภาพด้านล่างครับ
ตำแหน่งแสดง How to ของ Template
สิ่งที่สำคัญสุดๆ ในการใช้ Template ให้ได้ประสิทธิภาพมากที่สุด ก็คือการหา How to ให้เจอแล้วอ่านมันครับ ซึ่งมักจะมีอยู่ด้วยกัน 3 ตำแหน่งดังนี้ (หากคุณเจอมากกว่านี้คอมเมนต์บอกกันได้นะครับ เพราะทั้ง 3 จุดนี้ผมก็ไล่หาเอาเอง 😅)
1. Doc View ซึ่งจะอยู่ได้ทั้งใน View ของ Space, Folder หรือ List ครับ
2. Doc ซึ่งก็จะเป็น CickUp Doc ปกติเลยซึ่งจะอยู่ใน Space หรือ Folder
3. List info ซึ่งจะอยู่ส่วนบนสุดของ List ดังภาพครับ
การสร้าง Template ใช้เอง
หัวข้อนี้ผมจะสร้าง Template จาก Task เรื่อง “การจองใช้รถในองค์กร” ที่ได้พูดถึงไปแล้ว เพื่อเป็นตัวอย่างเลยนะครับ
1. เริ่มต้นก็สร้าง Task ชื่อ “การจองใช้รถในองค์กร” จากนั้นก็กรอกขั้นตอนทั้งหมดลงไปเป็น Subtask (ผมจะไม่พูดเรื่องสร้าง Task อย่างละเอียดนะครับเพราะน่าจะทำเป็นกันอยู่แล้ว)
2. จากนั้นก็ Assign ผู้เกี่ยวข้อง จากภาพจะเห็นว่ามี 3 ผู้เกี่ยวข้อง ก็คือ ผู้รับจองดูแลขั้นตอน เช็คคิวรถ และจองรถ, ส่วนคนขับรถ ก็มีหน้าที่ทำบันทึก และ คนสุดท้ายคือผู้อำนวยการมีหน้าที่เซ็น
ส่วนในขั้นตอน เช็คจำนวนที่นั่ง จะยังไม่มี Assignee เนื่องจากจะต้องถูก Assign ให้กับตัวผู้ขอจองรถนั่นเอง
และการจะให้ Workflow มีประสิทธิภาพจะต้องมีการใช้งาน Dependency ด้วย คือต้องระบุ Task ที่ต้องทำเสร็จก่อนหน้าจึงสามารถดำเนินการ Task ถัดไปได้ เช่น ต้องเช็คจำนวนที่นั่งก่อน จึงจะสามารถเช็คคิวรถได้ เพราะยังไม่รู้ว่าจะต้องใช้รถขนาดไหน รถเก๋ง, รถตู้ หรือ รถบัส เป็นต้น
3. หากมีเรื่องของเอกสารเข้ามาเกี่ยวข้องเราก็สามารถสร้างเป็น Checklists เพิ่มมาได้ เพื่อเช็คว่าต้องเตรียมเอกสารอะไรบาง และเตรียมครบหรือยัง ดังตัวอย่างในภาพ
4. ดังนั้นหน้าตา Task ที่พร้อมจะนำไปสร้างเป็น Template จะเป็นดังนี้
5. เริ่มสร้าง Template โดยการคลิกที่ . . . จากนั้นเลือก Templates แล้วคลิก Save as Template
6. จากนั้นจะมีป๊อปอัปให้กรอกชื่อ Template ก็ตั้งชื่อได้เลยครับ เช่น “Task – การจองใช้รถในองค์กร“
7. จากนั้นกด Save เราก็จะมี Template ในการจองรถให้ใช้งานในครั้งต่อๆ ไปได้โดยไม่ต้องสร้างใหม่แล้วครับ🎉 ซึ่ง Template ที่เราได้สร้างไว้ก็จะไปอยู่ใน Template Library ที่ได้พูดถึงไปแล้วในหัวข้อก่อนหน้าครับ
Default Template
นี่คือฟีเจอร์ใหม่ที่มาเติมเต็มการใช้งาน Template ให้สะดวกมากยิ่งขึ้น ซึ่งเพิ่งอัปเดตประมาณ มิ.ย. 2566 โดยฟีเจอร์นี้จะช่วยให้เมื่อสร้าง Task ใหม่ๆ ลงใน List ที่มีการตั้งค่า Default Template ไว้ จะใช้งาน Template นั้นให้อัตโนมัติ ไม่จำเป็นต้องคอยไป Apply Template หลังจากสร้าง Task ให้เสียเวลาอีกแล้ว
ซึ่งการใช้งานก็ง่ายๆ ครับ แค่คลิกที่ Default Template ดังภาพด้านบนแล้วเลือก Template ที่ต้องการ เท่านี้ ในอนาคตถ้าเราสร้าง Task ลง List นี้ Template ก็จะถูกใช้งานให้กับ Task นั้นทันที
สรุป
การใช้ Template นั้นมีประโยชน์อย่างมากที่สุด สำหรับงานที่ต้องเกิดขึ้นบ่อยๆ แต่ไม่ได้ระบุเวลาที่แน่นอน เพราะถ้าหากระบุเวลาที่แน่นอนได้ เช่น ประชุมทุกวันพุธ แบบนี้แนะนำให้ใช้ ClickUp Recurring Task จะเหมาะสมและสะดวกสุดๆ ครับ บทความนี้ก็หวังว่าจะมีประโยชน์กับคุณนะครับ 😊
อยากได้บทความเรื่องอะไร หรือ หัวข้อแนวไหน สามารถแนะนำกันมาได้ที่แบบฟอร์มนี้เลยครับ ซึ่งข้อมูลที่ส่งจากแบบฟอร์มนี้จะถูกไปสร้างเป็น Clickup Task และสั่งงานผม ให้อัตโนมัติเลยครับ
