โดยปกติหากเรากำลังพิมพ์เนื้อหาลงในรายละเอียด Task ถ้าเรายังอยู่ในหน้านั้นๆ การที่จะย้อนกลับการแก้ไข เราก็สามารถทำได้ง่ายๆ แค่กด Ctrl+Z ใช่ไหมครับ แต่ก็จะมีบ่อยครั้งที่เราปิด Task นั้นๆ ไปแล้ว แต่ต้องการจะเอาเนื้อหาที่เราแก้ไขหรือลบไปแล้วกลับคืนมา แต่ก็ไม่ทราบว่าจะทำอย่างไร ซึ่งทาง ClickUp เขาก็คำนึงถึงจุดนี้ และมีการเก็บประวัติการแก้ไขไว้ให้ แต่การเข้าถึงในบางจุดคุณอาจจะหาไม่เจอโดยเฉพาะ ClickUp 3.0 ที่มีการปรับหน้าตา Task
วันนี้ผมเลยจะมาทำให้ดูกันครับ นอกจากนี้ผมยังจะชี้จุดในการดูประวัติการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ที่เกิดขึ้นกับ Task นั้นๆ หรือที่เรียกว่า Activity ให้ด้วย
ขอเริ่มต้นด้วย ClickUp 3.0 นะครับ ถ้าคุณใช้เวอร์ชั่น 2.0 สามารถกดที่สารบัญแล้วข้ามหัวขอไปได้เลยครับ
สำหรับ ClickUp 3.0
ดูประวัติการแก้ไข Doc และการ Restore
1. เปิด Doc ที่ต้องการ ผมขอยกตัวอย่างเป็น Invoice ที่ผมสร้างมาจาก ClickUp Templates ที่ชื่อ Invoice ดังภาพ
2. ซึ่งผมเผลอลบที่อยู่จัดส่งออกไปดังภาพ
3. โดยที่ผมได้เปลี่ยนหน้าเว็บไปหน้าอื่นแล้ว ทำให้แค่กด Ctrl+Z ไม่สามารถกู้คืนข้อความได้ ดังนั้นจึงต้องใช้ตัวช่วยอย่างการ Restore
ต่อนี่
โดยสีเขียวคือข้อความที่เคยพิมพ์ไว้ ส่วนสีแดงคือการลบข้อความนั้นๆ ออกไป
4. (สำหรับ doc สามารถดูได้ 2 จุด คือ … -> history กับ การคลิกที่ date updated
5. เมื่อคลิก Restore this version เนื้อหาที่ต้องการก็จะกลับมาครับ
ประวัติการเปลี่ยนแปลง Task ( Activity )
ประวัติการเปลี่ยนแปลง Task คือ ประวัติการเปลี่ยนสถานะ, การเปลี่ยน Due date, การเปลี่ยน Assignee และอื่นๆ
ประโยชน์ของประวัติการเปลี่ยนแปลง Task
หากจะถามว่าประวัติการเปลี่ยนแปลง Task นี้มีประโยชน์อย่างไร ก็ขอยกกรณีตัวอย่างเป็น สมมติว่าอยู่ดีๆ Task ของงานที่คุณจะต้องทำในวันนี้ถูกเปลี่ยนสถานะเป็น Closed ทั้งๆ ที่งานนั้นยังทำไม่เสร็จ ส่งผลให้คุณไม่เห็นงานนั้นในหน้า Home ของวันนั้น จนกลายเป็นเหมือนคุณลืมทำงานนั้นไป และคุณก็โดนหัวหน้าตำหนิ ทั้งๆ ที่คุณเองก็ไม่ได้เป็นคนเปลี่ยนสถานะเป็น Closed
จากเหตุการณ์แบบนี้ หลักฐานสำคัญว่าใครเปลี่ยนสถานะก็คือ ประวัติการเปลี่ยนแปลง Task นั่นเอง
การดูประวัติการเปลี่ยนแปลง Task
ประวัติการเปลี่ยนแปลง Task อยู่ในตำแหน่งที่ดูได้ไม่ยาก แต่หากมองผ่านจะไม่รู้ว่าคืออะไร เพราะไม่มีอะไรสื่อว่าคือประวัติการเปลี่ยนแปลง Task เลย มาดูกันครับว่าจริงไหม
1. ไปที่บริเวณ Comment
2. คลิกที่คำว่า Show more คุณก็จะเห็นประวัติการเปลี่ยนแปลง Task แสดงขึ้นมา บอกตามตรงแรกๆ ผมก็ไม่คิดว่า Show more คือประวัติครับ 😅
และจากรูปด้านบนถ้าพูดถึงในกรณีตัวอย่างที่ผมสมมติในหัวข้อก่อนหน้า ผมก็จะรู้แล้วว่าใครเปลี่ยนสถานะ Task เป็น Completed ครับ ซึ่งก็คือ Molly นั่นเอง แบบนี้ต้องทำโทษครับ 😆
สรุป
ทั้งประวัติการแก้ไขรายละเอียด และการ Restore มีส่วนช่วยอย่างมากในการป้องกันความผิดพลาดที่เกิดขึ้นจากการเผลอลบเนื้อหา หรือ เมื่อต้องการใช้เนื้อหาเวอร์ชั่นก่อนหน้า ส่วนประวัติการเปลี่ยนแปลง Task ก็ช่วยเพิ่มความโปร่งใสในการทำงาน โดยเฉพาะงานที่มีผู้รับผิดชอบหลายๆ คน ฉะนั้นต่อไปหากเกิดข้อพิพาทกันเรื่องการเปลี่ยนแปลง Task ก็เปิดหลักฐานนี้ดูกันได้เลยนะครับ ไม่ต้องเถียงกันอีกต่อไป
